Room Management rekent af met deze 6 problemen

21-12-2020 Geschreven door Kevin Hersbach

Dankzij de ontwikkelingen van het afgelopen jaar en de positieve ervaring met remote werken zullen veel kantoren de transformatie naar een hybride kantoor gaan maken. Daarbij zullen medewerkers meer naar kantoor komen om collega’s te ontmoeten en samen te werken aan taken. Flexibiliteit en inzicht in beschikbaarheid van meeting rooms en faciliteiten zijn dan van groot belang.

Maar ook als je organisatie nog niet meegaat met de hybride trend is het belangrijk om inzicht te hebben in je meeting faciliteiten. Veel organisaties lopen al tijden tegen het probleem aan dat de bezettingsgraad van hun ruimtes niet inzichtelijk is. Organisaties zijn duizenden euro’s per jaar kwijt aan inefficiënt gebruik van vergaderruimtes. Alleen al door het ontbreken van een goed room management systeem en door gebrek aan inzicht in het gebruik van de ruimtes.

Juist vanwege de flexibiliteit van werken is de kans groter dat collega’s naar de juiste ruimte moeten zoeken en per ongeluk bij een andere vergadering binnenlopen. Dat is hinderlijk en komt de vergaderingen niet ten goede. Loop jij hier binnen je organisatie ook tegenaan? Hoeveel van de stellingen over workplace management zijn op jou van toepassing?

1. Medewerkers moeten lang zoeken naar een beschikbare overlegplek

Met een systeem voor room managementkunnen medewerkers in één oogopslag zien welke ruimtes beschikbaar zijn op een bepaald moment. Handig bij vooraf geplande vergaderingen maar ook als een paar collega’s even ad hoc een overlegruimte nodig hebben. Zoek in de mobiele app of in MS Outlook een ruimte en boek deze direct zodat anderen die niet meer kunnen gebruiken.

2. Gebruikers hebben het gevoel dat er te weinig vergaderplekken zijn

Doordat er geen goed overzicht is van de vergaderruimtes en medewerkers door het gebouw moeten struinen op zoek naar een beschikbare plek, ontstaat snel de perceptie dat er niet genoeg ruimtes zijn, terwijl dat in werkelijkheid vaak niet klopt. Dit probleem is makkelijk te verhelpen door meer inzicht te geven in beschikbaarheid en de mogelijkheid om centraal een ruimte te boeken.

3. Het komt regelmatig voor dat collega’s elkaar tijdens een vergadering storen

Lopen collega’s weleens een bezette ruimte in doordat het aan de buitenkant niet duidelijk is of deze in gebruik of geboekt is? Een derde van de werknemers heeft weleens te maken met vergaderruimtes die onverwacht door anderen in gebruik zijn. Zorg daarom dat de status van een ruimte ook van buitenaf inzichtelijk is.

4. Het is voor de deelnemers niet duidelijk in welke ruimte een vergadering plaatsvindt

Zijn je collega’s vaak aan het zoeken naar de ruimte waarin zij een vergadering hebben, omdat dit niet goed inzichtelijk is? Vergaderingen beginnen regelmatig te laat, soms wordt dit veroorzaakt doordat het niet duidelijk is in welke ruimte wordt vergaderd en waar deze zich bevindt. Zorg dat er duidelijk terug te vinden is waar de vergadering is gepland, bijvoorbeeld in de Outlook-afspraak.

5. Je mist inzicht in welke ruimtes vaak leegstaan en welke populair zijn

Als je daar inzicht in hebt kun je onderzoeken waardoor de ene ruimte meer gebruikt wordt dan de andere. Ligt het aan de aanwezige apparatuur? Of het aantal personen dat in de ruimte kan? Met behulp van een goed room management systeem wordt deze informatie beschikbaar en kun je alle ruimtes aantrekkelijker maken. Hiermee komt het realiseren van een optimale inzetbaarheid van je ruimtes én aanvullende faciliteiten binnen handbereik.

6. Je wilt graag in dezelfde handeling de ruimte én ondersteunende faciliteiten reserveren.

Zoals audiovisuele middelen, technische ondersteuning en catering. Weleens meegemaakt dat je bij aanvang van een bespreking in de vergaderruimte aankomt en het verrijdbare presentatiescherm ontbreekt? Wat doe je dan om je voorbereide presentatie en andere stukken duidelijk aan je gesprekpartners te laten zien? Voorkom dit door deze zaken vooraf te reserveren. En bestel bijvoorbeeld ook gelijk je lunch bij de bedrijfscatering.

Direct ruimtes en werkplekken zoeken, vinden en boeken?

Passen deze stellingen bij jouw situatie? Dan is het tijd om je te verdiepen in de systemen voor ruimtereservering. Met een room management systeem bespaar je jezelf en collega’s veel tijd en irritatie door de mogelijkheid te geven om snel en eenvoudig een ruimte te zoeken voor hun activiteit.

Room Booking As a Service

Heb je interesse in een Room management systeem, maar kun of wil je geen grote investering doen? Het kan ook anders! Met Room Booking As-a-Service kun je je systeem voor ruimtereservering ook in abonnementsvorm afnemen. Je bent dan ook nog eens flexibel in het op- en afschalen van licenties. Wil je je room booking uitbreiden met andere oplossingen zoals desk booking of narrowcasting? Met AV-as-a-Service kun je alle oplossingen afnemen tegen een vast bedrag per maand. Inclusief installatie en onderhoud.

Meer weten over Room Management?

Wil je meer informatie over room booking? Handige tips en tricks voor jouw Workplace management concept? Download ons gratis whitepaper over Workplace Management.