Decos

Decos is een internationaal softwarebedrijf gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer. Sinds de oprichting in 1987 heeft Decos diverse succesvolle applicaties op de markt gebracht.

In maart 2011 heeft de Decos Technology Group zijn intrek genomen in het nieuwe hoofdkantoor op het Noordwijkse Space Businesspark. Basis voor het futuristische pand, dat de vorm heeft van een neergeslagen meteoriet, is Het Nieuwe Werken. Een papierloos kantoor dat fungeert als ontmoetingsplaats waar medewerkers naar eigen keuze komen om collega’s te ontmoeten en ideeën uit te wisselen. Met acht inspirerende vergaderzalen – waaronder een innovatieve brainstormruimte en twee ruimtes voor staand vergaderen – biedt dit kantoorpand daar alle ruimte toe.

Omdat het handmatig boeken en inplannen van acht vergaderruimtes veel tijd, energie en frustraties kan kosten, heeft Decos aan BIS gevraagd een intelligent ruimtereserveringssysteem te implementeren. Om aan de wensen van Decos te voldoen, heeft BIS gekozen voor de innovatieve Evoko Room Manager. Met dit systeem, dat bestaat uit de combinatie van software en een 8 inch (20 cm) display aan de buitenzijde van iedere ruimte, worden de ruimtes optimaal gebruikt en worden misverstanden en onduidelijkheden over het gebruik ervan voorkomen.

Doordat de Evoko Room Manager volledig geïntegreerd kan worden in Microsoft Outlook heeft iedereen direct toegang tot en inzicht in de planning van de ruimte(s). Dit maakt het voor de gebruikers mogelijk om ook vanachter een PC een ruimte te reserveren, een meeting te annuleren en de gereserveerde vergadertijd aan te passen. De wijzigingen worden direct in Outlook en op het aanraakgevoelige scherm van de Room Manager getoond. Maar het is natuurlijk ook mogelijk om even langs de vergaderruimte te lopen en ter plekke reserveringen en wijzigingen door te voeren. Doordat alles digitaal geregistreerd en weergegeven wordt, komt er bij het plannen van de vergaderruimtes geen papier meer aan te pas.

Aan het stijlvolle display bij de deur van iedere vergaderruimte is aan de kleur van de led rand in één oogopslag te zien of de ruimte vrij of bezet is. Ook vanaf een afstand. Rood geeft aan dat de ruimte bezet is en groen betekent dat de ruimte vrij is.

Dankzij de Evoko Room Manager van BIS profiteert Decos dagelijks van het optimale gebruik van zijn vergaderruimtes en hebben werknemers volop de gelegenheid flexibel met elkaar samen te werken, informatie te delen en te overleggen.

Ga terug naar het referentieoverzicht.