Gemeente Moerdijk | Bouwen aan een toekomstbestendige manier van werken

Moerdijk staat bekend om zijn korte lijnen, betrokken medewerkers en sterke oriëntatie op samenwerking. Projecten en plannen worden zoveel mogelijk samen ontwikkeld, en openheid is een belangrijk kernwoord. Dat vraagt om een omgeving waarin je kunt samenwerken – fysiek én digitaal – en waarin besluitvorming transparant en betrouwbaar verloopt. Maar… de techniek paste niet meer de bij de manier waarop ze wilden werken. Er moest een slag gemaakt worden, en dat moest goed gebeuren.

Samen bouwen aan een toekomstbestendige manier van werken

Wanneer een gemeente haar manier van werken vernieuwt, gebeurt dat nooit zomaar. Het is het resultaat van ambities, keuzes en vooral: mensen die vooruit willen. Zo ging dat ook in Moerdijk. De gemeente, verspreid over elf karakteristieke kernen, wilde een volgende stap zetten in de professionalisering van besluitvorming én in het ondersteunen van het hybride werken dat inmiddels stevig verankerd was in de organisatie. Met een verbouwing van het gemeentehuis in het vooruitzicht, ontstond een unieke kans om niet alleen het gebouw, maar ook de audiovisuele omgeving naar een hoog niveau te tillen.

Een gemeente die vooruitkijkt

Moerdijk staat bekend als een organisatie met korte lijnen, betrokken medewerkers en een sterke oriëntatie op samenwerking. Projecten en plannen worden zoveel mogelijk samen ontwikkeld, en openheid is een belangrijk kernwoord. Dat vraagt om een omgeving waarin je kunt samenwerken – fysiek én digitaal – en waarin besluitvorming transparant en betrouwbaar verloopt.

Echter, de raadzaal was bouwkundig én audiovisueel sterk verouderd. De techniek paste niet meer bij het moderne vergader- en besluitvormingsproces waar Moerdijk voor staat. Ook de gewone vergaderruimtes voldeden niet aan de nieuwe, hybride manier van werken. De audiovisuele infrastructuur miste stabiliteit, kwaliteit en vooral eenvoud: Het viel niet mee om zonder technische kennis een vergadering te starten, presenteren of deel te nemen aan een hybride overleg. En daar was wel grote behoefte aan.

Lex Venema, Facilitair Manager bij Gemeente Moerdijk, zegt daarover: “De techniek die we hadden paste simpelweg niet meer de bij de manier waarop we wilden werken; open, efficiënt, hybride en transparant. We moesten een slag maken, en dat moest goed gebeuren.”

Een partner die verder kijkt

De gemeente zocht een partner die méér kon dan het leveren van apparatuur. Ze waren op zoek naar een audiovisuele expert, die mee wil denken in de totale gebruikersbeleving, die het besluitvormingsproces begrijpt en die de techniek zo integreert dat de gebruiker centraal staat en dat iedereen alle oplossingen zonder “gedoe” kan gebruiken. Daarbij moest het beheer van de installaties volledig uit handen genomen worden, zodat de gemeente niet elke dag met technische vragen of onverwachte meldingen te maken zou krijgen.

Die expert vonden ze in BIS|Econocom. Het feit dat BIS|Econocom al eerder met succes projecten rondom hybride vergaderen had uitgerold, gaf het nodige vertrouwen. Alexander Hartmans, Senior Account Manager bij BIS|Econocom, herinnert zich de eerste gesprekken nog goed: “Wat mij vanaf het begin opviel, was de drive van Moerdijk om het écht goed te doen. Geen pleisters plakken, maar een toekomstbestendige omgeving bouwen waar iedereen mee kan werken. Dat past bij onze visie en sluit naadloos aan bij hoe wij projecten aanvliegen.”

Van visie naar ontwerp: samen bouwen aan de beste oplossing

Voor BIS|Econocom begon de opdracht met goed luisteren. Wat moest er precies gebeuren? Wat waren de wensen van de Raad, de Griffie, de bodes, de facilitair beheerders en de medewerkers die dagelijks hybride vergaderen? Er werden gesprekken gevoerd, behoeftes opgehaald en verwachtingen scherp gesteld.

Die gesprekken vormden de basis voor een integraal ontwerp waarin de raadzaal, de hybride vergaderzalen en zelfs het roombooking-proces op elkaar aansloten. Ook het bouwkundige team werd vanaf het begin meegenomen: kabeltracés, e-installaties en timings moesten perfect afgestemd worden om de strakke deadline van drie maanden (!!) te halen. Voor Moerdijk was dat precies de samenwerking die ze zochten: inhoudelijk sterk, praktisch meedenkend en realistisch in planning.

Een raadzaal die weer klopt met de manier van werken

De raadzaal kreeg een volledige audiovisuele make-over. Het doel: een omgeving creëren waarin raadsleden, college en medewerkers kunnen vergaderen, stemmen, presenteren en streamen. Zonder daar specifieke technische kennis voor nodig te hebben. De ruimte kreeg een modern discussiesysteem, automatische cameraregistratie die sprekers direct volgt, en een intuïtieve bediening die zowel voorin als achterin beschikbaar is.

Daarnaast werd een slimme datakoppeling gerealiseerd met het iBabs raadsinformatiesysteem, om vergaderingen direct in de vergadersoftware in te kunnen laden. En om debatten, vergaderingen en andere bijeenkomsten in de raadzaal automatisch en betrouwbaar te kunnen streamen, werken we samen met onze partner Company Webcast. Voor een optimale verstaanbaarheid werd de geluidskwaliteit – zowel in de zaal als op de publieke tribune – drastisch verbeterd. In maatwerk meubilair werden bovendien afkijkmonitoren subtiel weggewerkt, zodat vorm en functie elkaar versterken. Dat alles resulteerde in een ruimte waarin openheid, transparantie en eenvoud centraal staan. Precies zoals de gemeente Moerdijk dat wilde.

Hybride vergaderen dat wél werkt

Naast de raadzaal werden niet minder dan dertig vergaderruimtes volledig vernieuwd. De gemeente wilde dat elke medewerker – van beleidsadviseur tot projectleider – zonder nadenken een hybride meeting kan starten. Daarom zijn alle ruimtes ingericht als Microsoft Teams Room, met hetzelfde bedieningsconcept en dezelfde logica. Of je nu een korte stand-up hebt in een kleine ruimte of een brainstormsessie in een interactieve kamer: de ervaring blijft gelijk.

Medewerkers hoeven niet meer uit te zoeken hoe een ruimte werkt. Het werkt gewoon. Dat geeft rust én vertrouwen binnen de organisatie. Lex Venema merkt dat dagelijks: “We zien dat mensen de ruimtes ook voor kortere overleggen sneller en makkelijker kunnen gebruiken. Ze lopen een ruimte binnen, drukken op één knop en de meeting start. Dat klinkt simpel, maar het maakt een wereld van verschil”.

Grip en overzicht dankzij slimme roombooking

Ook het boeken en beheren van vergaderruimtes werd aangepakt. Met Humly-panelen aan de buitenkant van elke ruimte kan iedereen direct zien of een kamer vrij is of bezet. Dankzij de koppeling met Microsoft 365 kunnen ruimtes ook via de Outlook agenda worden geboekt, en verdwijnen no-shows automatisch uit de planning: als een meeting niet binnen tien minuten wordt gestart, komt de ruimte weer vrij. Het klinkt als detail, maar voor de gemeente betekent dit dat ruimtes veel slimmer worden benut en dat frustraties over onterecht bezette kamers tot het verleden behoren.

Niet opleveren en weglopen, maar blijven meedenken

Eén van de belangrijkste wensen van de gemeente was: continuïteit. De techniek moet altijd werken. Updates, beveiliging, incidenten of storingen mogen niet op het bordje van facilitaire of ICT-collega’s terechtkomen. Daarom koos Moerdijk voor een AV-as-a-Service constructie: een abonnementsmodel waarin alle apparatuur, software, beveiliging, updates en monitoring worden beheerd door BIS|Econocom. Geen grote investeringen ineens, maar een voorspelbaar maandelijks bedrag waarmee de techniek altijd actueel blijft. Voor Moerdijk betekent dit rust, duidelijkheid én één aanspreekpunt. Alexander vat het mooi samen: “We leveren geen dozen. We leveren een ervaring. En die moet elke dag werken.”

Het resultaat: een organisatie die klaar is voor de toekomst

Vandaag werkt gemeente Moerdijk in een omgeving die past bij haar ambities. De raadzaal ademt professionaliteit en openheid, hybride vergaderen verloopt soepel en betrouwbaar, en medewerkers ervaren dat techniek ondersteunend is in plaats van storend. De belangrijkste winst? Vertrouwen, eenvoud én werkplezier. Of zoals Lex het zegt: “We wilden een oplossing die past bij hoe we als gemeente willen werken. Die hebben we gekregen; en meer. Mijn collega’s komen weer met plezier naar hun werk”.

Ook klaar voor de volgende stap?

Wil jij als facilitaire manager, ICT-professional of projectleider jouw vergader- of besluitvormingsomgeving toekomstbestendig maken? Ben je benieuwd hoe AV-as-a-Service jouw organisatie kan ontzorgen en professionaliseren? Neem dan contact op met BIS|Econocom. We denken graag met je mee.

Bel BIS|Econocom 0180 – 486 777 of gebruik de contactmogelijkheden rechtsboven.