De 8 meest gemaakte fouten bij streaming weergave van vergaderingen

05-03-2020 Geschreven door Brian Schenk

In mijn werk ontmoet ik steeds vaker klanten die hun vergaderingen en bijeenkomsten live of on-demand (VOD) via internet willen laten bijwonen (streamen). Klanten die collega’s, burgers etc. de gelegenheid willen bieden om virtueel in een vergaderruimte plaats te nemen om te horen en te zien wat er allemaal besproken wordt. En dat niet alleen… om ook vragen te stellen, input te geven, interactie te zoeken. Maar, hoe zorg je voor een infrastructuur die dit mogelijk maakt? Waar let je op? Wat doe je wel en – misschien belangrijker – wat doe je niet? In deze blog ga ik daar op in…

Transparantie als basis

Er kunnen meerdere redenen zijn waarom organisaties ervoor kiezen om (sommige) vergaderingen en bijeenkomsten via internet “toegankelijk te maken”. De belangrijkste reden is transparantie. Juist door transparant te zijn over bijv. een besluitvormingsproces wordt gezorgd voor verbinding met de doelgroep en ontstaat er betrokkenheid. Er wordt een duidelijk signaal afgegeven dat de medewerkers, burgers en/of andere betrokkenen belangrijk zijn voor de organisatie. Een dergelijk signaal mag rekenen op veel waardering en sympathie.

Een streaming oplossing die brengt wat je verwacht

Om die transparantie daadwerkelijk te realiseren (en daarmee de sympathie en waardering ook echt te krijgen) moet een betrouwbare oplossing voor streaming & archiving worden geïmplementeerd. Als je onderstaande fouten voorkomt, zet je een grote stap in de richting van een oplossing die echt brengt wat je ervan verwacht en die bijdraagt aan je (bedrijfs)doelstellingen.

1. Geen helder beeld van eigen doelstellingen

Transparantie en sympathie zijn goede redenen om webcasting (live en on-demand streamen van vergaderingen en bijeenkomsten) te overwegen. Echter, om succesvol te zijn in het gebruik van deze oplossingen én om het gebruik te optimaliseren, is het belangrijk om al aan het begin helder te hebben, wanneer je deze moderne technologie wilt inzetten en wat je wilt bereiken. Daarbij geldt “hoe concreter, hoe beter” en verdient het de aanbeveling om je doelstelling zoveel mogelijk SMART te formuleren. Denk hierbij aan kijkcijfers, kijkduur, evaluatie, klanttevredenheid, NPS, groei in gebruik etc.

2. Onvoldoende overzicht, te weinig detail

Om vergaderingen in beeld te brengen, zijn camera’s nodig. Hiervoor worden vaak dome camera’s gebruikt; kleine, compacte camera’s die onopvallend in een interieur geïntegreerd worden. Naast de opnamekwaliteit van de camera’s (full HD is de norm) is het van groot belang dat er voldoende camera’s in een ruimte worden geïnstalleerd om de individuele sprekers goed – en recht van voren - in beeld te brengen. Aanvullend is het belangrijk om een overzichtscamera te installeren, zodat beelden van individuele sprekers kunnen worden afgewisseld met shots van de gehele ruimte.

3. Slechte geluidsweergave, geen profijt van digitale mogelijkheden

Goede verstaanbaarheid is essentieel. Alles kan tot in de puntjes verzorgd zijn, maar als de sprekers niet te verstaan zijn, is alle moeite tevergeefs. Kies daarom voor kwaliteitsvolle geluidsversterking. Dat kan met (draadloze) microfoons cq reversmicrofoons in combinatie met luidsprekers, maar bij grotere groepen is een digitaal discussiesysteem (conferencing systeem) aan te bevelen. Voordeel van een dergelijk systeem is dat het gekoppeld kan worden aan het camera-volg-systeem waardoor sprekers automatisch in beeld worden gebracht, inclusief sprekersinformatie en andere meta-data.

4. Onvoldoende oog voor digitale verslaglegging

De moderne systemen kunnen veel meer dan video en audio over het internet streamen, al dan niet verrijkt met aanvullende gegevens (meta-data). Een heel belangrijke functionaliteit – waar helaas niet altijd voldoende oog voor is – is de mogelijkheid tot digitale verslaglegging (notulistenfunctie), waarmee je de opnames opslaat en indexeert, zodat deze ook op een later tijdstip kunnen worden bekeken en eenvoudig – bv. op trefwoord - doorzoekbaar zijn; video-on-demand (VOD). Je creëert een krachtig naslagwerk. Belangrijk is wel dat je zorgt voor voldoende opslagcapaciteit en beveiliging van de gegevens.

5. Geen gebruik van interactie-tools

Ik schreef het in de inleidende alinea’s… transparantie zorgt voor betrokkenheid. Een betrokkenheid die wij Nederlanders graag uiten door mee te denken, door te vragen, onze mening te geven. Er zijn meerdere streaming oplossingen op de markt, waarmee je de (live) opnames van uw vergaderingen laat zien op een – in jouw huisstijl opgemaakt – portal, dat is uitgerust met één of meerdere tools om de interactie met je toeschouwers op de virtuele tribune te stimuleren. Denk aan de mogelijkheid om via een chatfunctie vragen te stellen (Q&A), via Twitter te reageren of om live polls af te nemen.

6. Niet profiteren van huisstijl mogelijkheden

Wat nog te vaak voorkomt, is dat er te weinig of helemaal geen aandacht is voor de finishing touch. Daarmee bedoel ik dat voor een maximale impact van en betrokkenheid bij een live gestreamde vergadering) echt alles moet kloppen. De kwaliteit van de video en het geluid en de mogelijkheid om te reageren en feedback te geven, maar ook de uitstraling van de portal waarop de video wordt weergegeven. Communiceer je wat je wilt communiceren? Sluit het design aan bij je huisstijl? Als dat het geval is, zullen de kijkers je vergadering – maar ook je organisatie – positiever waarderen.

7. Vergeten om rekening te houden met groei aantal kijkers

Je doet er goed aan om er rekening mee te houden dat het aantal kijkers op termijn zal groeien; zeker als groei in aantallen tot de geformuleerde doelstellingen behoort en je daar actief op stuurt. Daarom is het erg belangrijk bij de inrichting cq realisatie van je streaming oplossing ook aandacht te besteden aan de schaalbaarheid van het systeem; bijv. als het gaat om benodigde hardware, software clients, internet bandbreedte etc. Weinig is zo vervelend als een systeem dat aan zijn succes ten onder gaat, omdat er van te voren onvoldoende is nagedacht over benodigde capaciteit.

8. Alleen maar oog voor de online werkelijkheid

Hoe belangrijk ook, de weergave van beeld en geluid via internet is niet de enige manier waarop je je vergaderingen moet weergeven. Zeker als de ruimte waarin vergaderd wordt groter is – zoals bijv. in een raadzaal of auditorium – doe je er goed aan om ook in die ruimte beelddragers te laten installeren. Het beeld dat de kijkers zien via internet, is dan ook te zien in de vergaderruimte. En dat is wel zo prettig voor de deelnemers aan de vergadering die zich fysiek in de ruimte bevinden. Zij hebben immers allereerst en allermeest het recht om hun vergaderpartners goed te zien.

Realisatie van volledig digitale workflow

Ik heb 8 valkuilen beschreven bij de realisatie van een oplossing om je vergaderingen en andere bijeenkomsten via internet te streamen, zodat collega’s en geïnteresseerden – waar ook – ter wereld live en on-demand kunnen volgen wat er besproken en besloten wordt. Als je deze 8 valkuilen omzeilt, ben je een hele grote stap dichter bij een systeem dat ook echt aan je verwachtingen voldoet en bijdraagt aan de realisatie van je doelstellingen. Een systeem ook, waarmee je een volledig digitale en geautomatiseerde workflow kunt realiseren.

Daarover meer in mijn volgende blog…