Tips voor effectieve online vergaderingen

02-06-2020 Geschreven door Annemiek Smouter

Vanaf maart heeft thuiswerken en dus ook online vergaderen een vlucht genomen. Voor sommigen is het heerlijk, anderen vinden het afschuwelijk. Wat je er ook van vindt, online vergaderen is onderdeel geworden van onze werkroutine en zal dat waarschijnlijk blijven. Genoeg reden dus om er het beste van te maken.

Met onderstaande tips voor online meetings haal jij het meest uit je vergaderingen op afstand.

1. Begin op tijd

Waar je in een live meeting wat tijd reserveert om koffie te halen en naar de meetingruimte te gaan doe je dat online ook. Pak 10 minuten voor de meeting de stukken erbij die je nodig hebt. Zoek de uitnodigingslink op en bel een aantal minuten voor aanvang alvast in. Ook online is te laat komen en mensen laten wachten erg onbeleefd en verre van professioneel.

2. Zorg voor een rustige omgeving

Online vergaderen gaat het best als je zo weinig mogelijk afleiding hebt. Zoek dus een rustige plek op en sluit je af voor andere collega’s, jengelende kinderen en gezellige huisdieren. Speel ook geen YouTube filmpjes af en zet Spotify uit.

3. Gebruik een goede headset

Een goede headset pakt minder omgevingsgeluid op en zorgt ervoor dat je je beter kunt focussen tijdens je digitale meeting. Wees je ervan bewust dat de geluiden die je zelf maakt wel goed hoorbaar zijn voor anderen. Hard ademen in de microfoon en zuchten zal niet onopgemerkt blijven. Eetgeluiden klinken erg onsmakelijk. Eten tijdens een online meeting is dus not done. Ook geen kauwgom kauwen. Ben je een langere tijd niet aan het woord? Mute dan het geluid van je microfoon.

4. Kies een goede positie

Met je rug naar het raam tijdens een online vergadering op een zonnige dag maakt van jou een zwart silhouet zonder gezicht. Een rommelige, onopgeruimde kamer of juist een overdreven intellectuele, bibliotheekachtige achtergrond maken ook geen goede indruk. Zorg voor een neutrale achtergrond en goede belichting. Er zijn collaboration tools , zoals Microsoft Teams, waarbij je zelf een neutrale achtergrond kiest of de omgeving kunt vervagen. Ook ideaal als je je thuissituatie toch een beetje privé wilt houden.

5. Zorg voor een voorzitter en een agenda

Bij online overleggen van drie personen of meer is het raadzaam een ‘voorzitter’ aan te stellen. Die bepaalt de hoofdlijnen/agenda van de vergadering en wie wanneer mag spreken. Daarmee houd je toezicht dat iedereen spreektijd krijgt en voorkom je een kakofonie aan geluid. Voor de niet-sprekende deelnemers geldt nogmaals: zet je mic op mute, totdat je de beurt krijgt.

6. Bereid je goed voor

Dat iemand anders de voorzitter is, ontslaat je niet van de plicht om je goed voor te bereiden. Ook op online meetings. Lees de documenten en de agenda, deel eventueel stukken die nodig zijn en denk na over je standpunten. Zo verloopt ook online de vergadering een stuk soepeler.

7. Stel vragen als je iets niet begrijpt.

Al die nieuwe technologieën zijn niet voor iedereen vanzelfsprekend. Schroom dus niet om te vragen hoe je je scherm deelt, je camera aanzet of je mic op mute zet. Even een vraag stellen werkt sneller dan zelf uitvogelen.

Meer tips en tricks over online vergaderen en thuiswerken? Wil je meer weten over online vergaderen, tips over thuiswerken in het algemeen of over je rechten en plichten met betrekking tot thuiswerken?