Wint de digitale flipover het van de traditionele papieren flipover?

09-11-2021 Geschreven door Annemiek Smouter

De digitale transformatie is niet meer te stoppen. Ook niet op kantoor. Traditionele werkplekken hebben plaats gemaakt voor papierloze ontmoetingsplekken, waar teams samenwerken in deels virtuele omgevingen. Snelheid, effectiviteit en creativiteit, dat is waar het om draait.

Dat heeft ook gevolgen voor de tools die we gebruiken op kantoor. Zoals de papieren flipover die steeds vaker wordt vervangen door een digitale variant. De populaire Samsung FLiP is daar een goed voorbeeld van. Maar zijn deze apparaten vooral goed voor de portemonnee van fabrikanten of bieden ze ook echt meerwaarde voor gebruikers? In deze blog zetten we de voor- en nadelen van de digitale flipover en het klassieke papieren model tegenover elkaar.

1. De snelheid waarmee je een brainstorm start

Een pen, een vers schoon vel papier en je kunt beginnen. Moeilijker wordt het niet bij een traditionele papieren flipover. Klinkt simpel maar in de praktijk blijken goed werkende stiften en een flinke voorraad flipover papier vaak schaars goed. Als dit wel aanwezig is, maak je direct een vliegende start.

Bij een digitale flipover is het papier nooit op en zijn zelfs de afmetingen van een canvas oneindig. Dus daaraan zal het nooit ontbreken. De pen is helaas een ander verhaal. Ook digitale pennen hebben de bijzondere eigenschap van de werkvloer te verdwijnen. Let er daarom bij aanschaf van een digitale flipover op, dat je naast een pen ook je hand of andere alternatieve schrijfwaren kunt gebruiken. Zo weet je zeker dat je op cruciale momenten nooit misgrijpt.

2. Digitale flipover is nieuwe manier van werken. User experience extra belangrijk

Een mogelijk nadeel van een digitale flipover is dat het relatief een nieuwe tool is en het daarom voor een grote groep mensen spannend kan zijn om er mee te werken. Let er daarom bij aanschaf van een digitale flipover op dat deze uitnodigt om mee aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld doordat het apparaat meteen aanspringt met een schoon vel papier als je de pen pakt. Die gebruiksvriendelijkheid en intuïtieve gebruikerservaring nemen eventuele drempels snel weg.

3. Lijndiktes, schilderen, kleuren mengen

Een papieren flipover is vaak beperkt tot een aantal kleuren en lijndiktes. Het is vooral handig voor het maken van notities en het verzamelen en groeperen van informatie tijdens brainstorms. Een digitale flipover biedt veel meer mogelijkheden. Zo heb je bijvoorbeeld met de Samsung FLiP een Brush modus waarmee je hele schilderijen maakt in zowel waterverf- als olieverfstijl. Daarnaast kun je onbeperkt kleuren mengen. Dat maakt deze digitale flipover echt ideaal voor creatieve omgevingen waar ideeën tot leven komen en de meest toffe ontwerpen het eerste levenslicht zien. Doordat je met meerdere mensen tegelijk op de FLiP kunt werken is ook co-creatie goed mogelijk.

4. Toevoegen van content uit andere bronnen

Dit is één van de sterkste eigenschappen die de digitale variant biedt. Een plaatje van het web, een aantekening uit een mail, een presentatie op het netwerk (of in de cloud) en zelf WhatsApp berichtjes op je telefoon. Iedere soort content van willekeurige smartphones, laptops en tablets zijn in de brainstormsessies te betrekken. Iets wat bij een papieren flipover beperkt blijft tot (letterlijk!) plak en knipwerk van geprinte content.

De manier waarop informatie van bijvoorbeeld een telefoon naar de flipover gestuurd wordt, verschilt nogal per digitale flipover. Let er bij de aanschaf op dat alle apparaten en besturingssystemen (Android, iOS, Microsoft) worden ondersteund. En dat de verbinding draadloos gemaakt kan worden.

5. Overhevelen van gemaakte aantekeningen

Een flipover is om notities te maken, creativiteit te stimuleren en gedachtegangen tijdens brainstormsessies inzichtelijk te maken. Hoe dan ook… op een flipover staan aantekeningen. Vaak tekst, tekeningen of andere visualisaties en arceringen. Deze informatie is waardevol en moet bewaard blijven. Kortom de notities moeten omgezet worden in een werkbaar digitaal formaat. Het overnemen van tekst is daarbij (afhankelijk van de hoeveelheid) nog wel te doen. Maar zodra er waardevolle schetsen en ingewikkelde mindmaps zijn gemaakt op de flipover wordt dat moeilijker te vertalen naar duidelijke notulen. Omdat een digitale flipover het heel eenvoudig maakt om aantekeningen direct naar alle betrokkenen te mailen, op een centrale locatie op te slaan of te printen weet je zeker dat er nooit informatie verloren gaat.

6. Beveiligen van gemaakte notities

Bij traditionele flipovers gebeurt het weleens dat een blad niet meteen wordt verwijderd. Of dat notitiebladen bij de scanner blijven liggen. Met als gevolg dat aantekeningen kwijtraken of misschien nog wel erger… in handen komen van mensen voor wie die informatie (nog) niet bestemd is. Met een beetje discipline is dit makkelijk te voorkomen zou je denken. Helaas wijst de praktijk iets anders uit.

Digitale flipovers hebben de mogelijkheid om de gemaakte notities direct op te slaan en te delen met betrokkenen. Ideaal om er op een later moment mee verder te gaan. Maar ook dit kan een valkuil zijn. Sla jij namelijk je vertrouwelijke aantekeningen op het apparaat op, dan bestaat de mogelijkheid dat een volgende gebruiker bij jouw notities kan. Dit voorkom je door te werken met een digitale flipover die de mogelijkheid biedt je bestanden te beveiligen met een wachtwoord of waarop niet-opgeslagen aantekeningen ook niet bewaard blijven wanneer je een nieuwe sessie start.

7. De prijs van een digitale flipover vs. een papieren flipover

Een stevig verrijdbaar papieren flipover inclusief papier en stiften van gemiddelde kwaliteit kost zo’n € 300. Een relatief kleine investering om het beste in mensen naar boven te halen. Maar als je uitgaat van een levensduur van drie jaar en het gebruik van papier en pennen over deze periode meerekent komt er gemiddeld nog zo’n € 600 bij. Wat de totale cost of ownership van een papieren flipover over drie jaar € 900 maakt.

Digitale flipovers zijn op dit moment verkrijgbaar vanaf ongeveer hetzelfde bedrag. Dan gaan we uit van een instapmodel. Als vanzelfsprekend gaat de prijs omhoog wanneer de functionaliteit uitgebreider wordt, de kwaliteit toeneemt en de vormgeving strakker wordt. Omdat stiften nou eenmaal weleens kwijtraken en een digitaal apparaat stroom verbruikt, zal de totale investering in een digitale flipover iets hoger liggen. Al verdient zich dat makkelijk terug in de mogelijkheden en efficiëntie die je ervoor terug krijgt.

Conclusie digitale flipover versus de traditionele papieren flipover

Kijken we naar alle bovengenoemde punten, dan biedt de digitale variant toch echt wel een paar hele grote voordelen ten opzichte van de traditionele variant. De digitale flipover is wat mij betreft dan ook de grote winnaar. Ik geef toe; in het begin is het even aftasten maar aan de snelle manier van werken, flexibiliteit in het wissen en toevoegen van content én aan het oneindige canvas wen je heel snel. En eenmaal de smaak van de digitale veelzijdigheid te pakken dan wil je eigenlijk niet meer terug. De grotere investering verdient zich wat mij betreft zeker terug in functionaliteit en tijdswinst.

Zelf een digitale flipover vrijblijvend uitproberen?

Wil je zelf ervaren hoe het is om te werken met een digitale flipover zoals de Samsung FLiP? Maak een demo afspraak in the wAVe, hét BIS|Econocom Experience Center vol audiovisuele en collaboration technologie. Onze specialisten laten je graag alle mogelijkheden en voordelen zien.

Maak hier een afspraak.