Audiovisuele middelen: Hoe weet je dat het tijd is voor een upgrade

26-11-2021 Geschreven door Annemiek Smouter

Audiovisuele middelen en technologie veranderen snel. Die dynamiek houdt het boeiend, maar maakt het tegelijkertijd ook lastig. Omdat het veel tijd kost om alle ontwikkelingen op de voet te volgen is het moeilijk in te schatten wanneer je audiovisuele oplossingen aan vervanging toe zijn. Gaat de nieuwste technologie echt iets toevoegen voor de gebruikers of is het vooral de charme van de nieuwste gadgets?

Kijk verder dan budget

Budget speelt vaak een (te) belangrijke rol hierin. In de praktijk blijkt dit vaak één van de belangrijkste factoren om te beslissen wanneer het tijd is voor een upgrade van AV middelen. Zonde, want inmiddels zijn er tal van manieren, zoals AV as A Service , om ook zonder zak met geld te profiteren van de nieuwste audiovisuele technologie. Kijk daarom verder dan dat en concentreer je op andere signalen om te bepalen of je audio- en videotools een opfrisbeurt nodig hebben.

Vijf signalen dat je audiovisuele middelen moeten worden vernieuwd

1. Technologiestandaarden zijn veranderd

Fabrikanten blijven producten en diensten zowel hardware- als softwarematig continu upgraden. Die technologische updates kunnen direct gerelateerd zijn aan jouw audiovisuele faciliteiten. Of aan een ondersteunende of aangrenzende technologie. In beide gevallen kan het de prestatie beïnvloeden.

Met up-to-date AV middelen behoud je de efficiëntie van jouw organisatie en voeg je waar nodig extra functionaliteit toe. Onmisbaar voor medewerkers, klanten en andere stakeholders die hier dagelijks mee werken. Door te voldoen aan de actuele standaard weet je zeker dat jouw systeem compatible blijft met andere organisaties.

2. De behoeften binnen de organisatie zijn veranderd

Veranderende behoeften voor jouw gebruikers - of klanten - kunnen ook bepalen wanneer het tijd is om de audiovisuele middelen te upgraden of te vernieuwen. Het hybride kantoor is hier een goed voorbeeld van.

Zo kiezen bijvoorbeeld veel organisaties ervoor om alle vergaderruimten te standaardiseren voor videomeetings. Dat betekent in veel gevallen dat één of meerdere ruimtes een upgrade moeten krijgen om aan deze standaard te voldoen.

Maar ook implementatie van andere systemen binnen de organisatie, zoals MS Teams, Zoom of WebEx zorgen voor andere behoeften op het gebied van audiovisuele middelen.

3. Je organisatie breidt uit

Als je bedrijf groeit, groeien de AV behoeften ook. Of je nu extra vergaderruimten in gebruik neemt of nieuwe medewerkers op afstand wilt huisvesten, faciliteiten moeten daar op afgestemd worden. Door samen te werken met een deskundige AV system integrator kun je schaalbare oplossingen realiseren die met je mee kunnen groeien zonder steeds grote investeringen te moeten doen.

4. De apparatuur werkt niet

Audiovisuele technologie is steeds meer verweven in ons dagelijkse werk. Daardoor is het belangrijk dat je altijd op de beschikbare faciliteiten kunt vertrouwen. Helaas kan het gebeuren dat er storingen optreden of apparatuur defect gaat, zelfs voordat het einde van de levensduur wordt verwacht. Als reparatie niet mogelijk is, of storingen blijven optreden is het tijd om deze te vervangen. Een ideaal moment om dan ook over eventuele upgrades van de AV middelen na te denken.

5. Het is tijd voor een geplande upgrade

De meeste AV apparatuur, van kabels tot luidsprekers en videowalls, heeft een verwachte levensduur. Door de levensduur van je verschillende AV componenten bij te houden, kun je een plan - en budget - maken voor geplande upgrades. Met dit strategische plan en door je aan een upgradeschema te houden, kun je voorkomen dat je audiovisuele middelen te lang in huis houdt en verouderd raken. Iets dat met een AV as a Service contract voor je geregeld wordt.

Automatische AV monitoring en upgrades

Het bijhouden van de levenscyclus van je AV middelen kan een fulltime baan zijn, maar je hoeft het niet alleen te doen. Een goede system integrator helpt je om AV tools op afstand te monitoren, software updates door te voeren, preventief apparatuur te onderhouden en aanbevelingen te doen over wat wanneer geüpgraded moet worden.

Advies op maat voor jouw audiovisuele middelen

Wil jij weten of de AV middelen binnen jouw organisatie ook toe zijn aan een upgrade? Of hierover in gesprek met een specialist? Dat kan! Ons team van adviseurs kijkt naar de bestaande infrastructuur en de wensen en eisen van jou en je gebruikers. Ze denken graag met je mee en geven advies op maat.

Neem contact op via het formulier rechts en we helpen je graag.