Van CapEx naar OpEx: waarom CFO’s fan zijn van as-a-service

17-04-2025 Geschreven door Jana Meykens

Vanaf 2025 moeten duizenden Belgische bedrijven zich voorbereiden op een nieuwe realiteit: de CSRD-richtlijn (Corporate Sustainability Reporting Directive) verplicht grotere ondernemingen én hun toeleveranciers om transparanter te rapporteren over duurzaamheid, milieu-impact en financiële risico’s.

Dit legt niet alleen druk op de operationele werking van bedrijven, maar ook op hoe investeringen worden gepland, verantwoord en ingeschreven. En laat dat nu net zijn waar as-a-service modellen een slimmere én duurzamere oplossing bieden.

Voorspelbare kosten = betere controle

Waar je vroeger in één keer zwaar investeerde in nieuwe meetingrooms, digital signage of audiovisuele systemen, kiezen steeds meer bedrijven vandaag voor een as-a-service model: een totaalpakket met technologie, installatie, onderhoud, vervanging én ondersteuning in één maandelijks bedrag.

Die voorspelbaarheid is goud waard. Zeker in een tijd waar energieprijzen, inflatie en loonindexeringen moeilijk te voorspellen zijn, zoeken bedrijven stabiliteit. Door je investeringen om te zetten in vaste, maandelijkse kosten (OpEx), krijg je als organisatie grip op je uitgaven zonder aan innovatie in te boeten.

Boekhoudkundig aantrekkelijker dan ooit

CapEx – de klassieke investeringsuitgave – moet boekhoudkundig worden afgeschreven over meerdere jaren. Dat is problematisch in sectoren waar technologie snel evolueert: LED schermen, vergadertechnologie, workspace soft- en hardware,… worden soms na 3 jaar al vervangen, terwijl ze 5 of 7 jaar op de balans staan.

Een as-a-service model zet deze kosten direct op de resultatenrekening als OpEx. Hierdoor ontstaat betere afstemming tussen gebruik en kost, wat ook audit-technisch interessanter is binnen de nieuwe ESG- en CSRD-kaders, die meer transparantie vragen over hoe middelen ingezet worden.

Behoud van cashflow voor kernactiviteiten

In plaats van in één keer honderdduizenden euro’s te investeren in infrastructuur of technologie, kunnen bedrijven hun liquiditeit behouden voor strategische investeringen: nieuwe mensen aanwerven, productontwikkeling, marketingcampagnes…

Voor KMO’s en organisaties in de publieke sector (scholen, zorginstellingen, lokale overheden) is dit verschil cruciaal. Zij willen moderniseren, maar botsen vaak op beperkte middelen. As-a-service verlaagt de instapdrempel, waardoor ook zij toegang krijgen tot kwalitatieve technologie zonder zwaar financieel risico.

Voor grotere bedrijven en corporate omgevingen speelt er nog een andere dynamiek. Zij hebben doorgaans wél toegang tot kapitaal, maar kiezen er steeds vaker bewust voor om dat kapitaal strategisch in te zetten in plaats van het vast te zetten in infrastructuur of technologie die snel veroudert.

Een as-a-service aanpak maakt het mogelijk om IT, AV en facility-uitgaven beter af te stemmen op de evoluties binnen de business. Denk aan fusies, internationale expansie, hybride werkmodellen of veranderende noden in customer experience. Door vaste investeringen om te zetten naar flexibele, schaalbare diensten, vermijden bedrijven onnodige depreciatie en behouden ze hun slagkracht in een snel veranderende markt.

Bovendien laten veel internationale of beursgenoteerde bedrijven weten dat OpEx-uitgaven vaak sneller goedgekeurd raken, omdat ze minder lang door juridische en financiële molens moeten gaan. Dat versnelt projecten aanzienlijk – zeker wanneer snelheid een concurrentievoordeel is.

Flexibel mee met je organisatie

Wie vandaag een vergaderzaal uitrust, een nieuw kantoor opent of zijn digital signage wil moderniseren, staat voor een keuze: koop je alles zelf aan, of kies je voor een model waarbij technologie, onderhoud én service inbegrepen zijn in één maandelijks bedrag?

As-a-service betekent dat je niet vastzit aan vaste assets op je balans, maar werkt met een flexibel model dat meegroeit met je noden. Heb je na verloop van tijd extra schermen, betere camera’s of andere touchpanels nodig? Dan schaal je eenvoudig op, zonder de kost of rompslomp van herinvesteringen of afgeschreven materiaal.

Een mooi voorbeeld is hoe high-end bedrijven vandaag bedrijfswagens, IT of zelfs volledige werkplekomgevingen as-a-service afnemen. Niet omdat ze het zich niet kunnen permitteren om te kopen — maar omdat ze wendbaar willen blijven, zonder in te boeten op kwaliteit of support. Waarom zou je met AV en werkplektechnologie dan nog anders werken?

Bij BIS|Econocom helpen we organisaties net die denkoefening maken. Welke oplossing heb je écht nodig, en hoe zorg je dat ze vandaag én morgen relevant blijft — zonder je budget te blokkeren?

Duurzaam en futureproof – zonder grote sprong

Veel bedrijven willen groener en duurzamer werken, maar weten niet waar te beginnen. As-a-service-modellen zijn vaak circulair van opzet: leveranciers nemen verantwoordelijkheid over de hele levenscyclus van een toestel – van installatie tot hergebruik of recyclage.

In het licht van de CSRD en de groeiende aandacht voor circulariteit, wordt dit model alsmaar aantrekkelijker. En het mooie is: je hoeft het niet zelf te beheren. Jij gebruikt wat je nodig hebt, en de leverancier zorgt voor de rest.

Conclusie: operationele efficiëntie, boekhoudkundig comfort én strategische vrijheid

Of je nu een nieuwe vergaderzaal wil inrichten, een netwerk van digitale schermen beheert of inzicht wil in het gebruik van je werkplekken – met een as-a-service model hou je controle over je budget, verhoog je je wendbaarheid én sluit je aan bij de duurzaamheidsverwachtingen van vandaag.

Bij BIS|Econocom combineren we jarenlange ervaring in audiovisuele totaaloplossingen met een diep begrip van financiële modellen die werken voor grote en groeiende organisaties. Van corporate HQ’s tot campussen met tientallen locaties: we helpen je niet alleen kiezen wat technisch klopt, maar ook wat strategisch verstandig is op lange termijn.

Benieuwd hoe jouw organisatie het maximum kan halen uit een as-a-service aanpak? Laat je inspireren door onze aanpak, cases en inzichten – en ontdek hoe je technologie slim inzet, zonder zware investering vooraf.