Heeft jouw organisatie al een back-to-office strategie?

26-11-2020 Geschreven door Kayleigh de Visch Eybergen

Het kantoorleven is het afgelopen halfjaar enorm veranderd en ondanks dat iedereen zich heel snel heeft aangepast missen we het om op kantoor te zijn. In real life vergaderen, bijpraten bij de koffie-automaat en samenwerken aan projecten. Maar hoe erg we het ook missen, onze gezondheid blijft prio één. Daarom is het belangrijk dat de terugkeer naar kantoor slim wordt aangepakt met respect voor de 1,5 meter regel.

Heeft jouw organisatie al een back-to-office strategie? Met dit stappenplan zorg je ervoor dat jouw werknemers weer op een veilige manier naar kantoor kunnen. Met een beetje hulp van slimme technologie.

1. Zorg voor inzicht in de kantoorcapaciteit

Bereken de capaciteit volgens de 1,5 meter regel. Zowel voor werkplekken, meetingruimtes, kantine als andere groepsruimtes. Door de kantoorcapaciteit inzichtelijk te maken zie je waar de mogelijkheden en beperkingen liggen en kun je daar de maatregelen op afstemmen. Het laat zien wat de capaciteit aan werkplekken per verdieping is en de maximale capaciteit van vergaderruimten. Met deze gegevens kun je een schema opstellen voor de terugkeer van werknemers.

2. Zorg ervoor dat medewerkers afstand kunnen houden

Terugkeren op kantoor betekent helaas niet dat iedereen gelijktijdig aanwezig kan zijn en op zijn of haar favoriete plekje kan zitten. Maar hoe waarborg je de veiligheid terwijl de beschikbare capaciteit wel zo goed mogelijk benut wordt? En hoe manage je het evenredig gebruik van de beschikbare faciliteiten tussen alle werknemers? Een (online) reserveringstool biedt uitkomst. Hiermee coördineer jij wie, waar en wanneer naar kantoor mag komen. Medewerkers kunnen inschrijven op de dagen dat ze op kantoor willen zijn en in welke zone ze willen zitten. Zo geef je medewerkers de vrijheid en flexibiliteit die zij nodig hebben maar houd jij altijd inzicht en controle over het gebruik van je kantoor. Een narrowcasting oplossing die de drukte per verdieping visualiseert, kan hierbij helpen.

3. Help medewerkers bij het boeken van een (schoon) bureau

Schone bureaus zijn noodzakelijk om een veilige werkomgeving te garanderen. Zichtbaarheid creëren op die schoongemaakte bureaus is essentieel. Werkpleksensoren kunnen zo worden geconfigureerd dat zodra een bureau wordt gebruikt, het LED-lampje rood wordt. Nadat dit bureau is schoongemaakt, zet de schoonmaker de werkpleksensor weer op groen.

4. Maak vergader- en samenwerkruimtes eenvoudig boekbaar

In de toekomst zullen medewerkers veel meer naar kantoor komen om elkaar te ontmoeten, samen aan projecten te werken, te brainstormen, etcetera. Daarmee groeit dus ook de behoefte aan aparte ruimtes of huddle spaces met de juiste faciliteiten. Zorg voor inzicht in de beschikbaarheid en eenvoudig kunnen reserveren van een ruimte. Met een Room Booking systeem hebben medewerkers realtime inzicht in de beschikbaarheid, aanwezige apparatuur en capaciteit van je vergader- en samenwerkruimtes. Indien gewenst kun je ook diensten zoals catering hieraan toevoegen. Je beheert je ruimtes centraal, waardoor je ook eenvoudig het aantal toegestane personen per ruimte aan te passen op de richtlijnen. Veilig én gebruiksvriendelijk.

Terug en beter dan ooit

Het kantoor zal niet verdwijnen maar nog veel meer een plek worden waar medewerkers elkaar ontmoeten en samenwerken Activiteitengericht werken wordt weer het nieuwe normaal maar wel met meer oog voor veiligheid. Het is dus essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers beter over de werkdagen en beschikbare ruimte worden verdeeld.

Meer informatie?

Wil je meer informatie over een back-to-office strategie of nog meer handige tips en tricks? Onze adviseurs helpen je graag met jouw persoonlijke case. Neem contact op voor persoonlijk advies.

Bel 0180 - 486 777 of vul het formulier rechts in.

Gratis whitepaper

Of download het whitepaper Het hybride kantoor voor nog meer antwoorden op de uitdagingen van het hybride kantoor.