Het beste collaboration platform voor jouw organisatie in vijf stappen

29-01-2020 Geschreven door Jeroen Osnabrug

Een collaboration systeem is bedoeld om werknemers te ondersteunen in hun dagelijks werk. Van chatfunctionaliteit voor snelle vragen tot internationale meetings via videoconference. Maar ook het delen van informatie, gelijktijdig samenwerken in dezelfde documenten en het beheren van werkprocessen. De techniek biedt gebruikers waardevolle mogelijkheden. Maar welke van die mogelijkheden heb je precies nodig? En hoe ga je van een "allegaartje van apparatuur" naar een gestroomlijnde set oplossingen die organisatiebreed wordt gedragen?

In deze blog geef ik je vijf stappen die je helpen het beste collaboration systeem voor jouw organisatie te selecteren.

1. Breng in kaart waar de organisatie nu staat en wat de plannen zijn voor de toekomst. Denk aan aantal FTE’s, vestigingen, (internationale) groei en hoe de ideale bedrijfsprocessen er op de korte, middellange en lange termijn uit zien. Door dit goed in kaart te brengen en het collaboration systeem daar op aan te passen weet je zeker dat de investering ook op lange termijn rendabel is.

2. Het creëren van een slimmere werkplek met een online collaboration platform begint met inzicht in de manier waarop werknemers willen werken. Beoordeel hoe ze momenteel werken en identificeer gebieden die efficiënt of inefficiënt zijn. Vorm een taskforce met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen voor een volledig inzicht in de onderlinge en team-overstijgende manier van werken.

3. De volgende stap is de meest ideale situatie te beschrijven. Wat zijn de wensen van de gebruikers? Waar ligt de behoefte en hoe kan technologie daadwerkelijk ondersteuning bieden? Vorm hiervoor opnieuw een werkgroep met werknemers van verschillende afdelingen en locaties om de verschillende behoeftes in kaart te brengen.

4. Vraag hulp van consultants en experts in digitale werkplekervaring. Ze kunnen je helpen de fijne details op te merken die je anders misschien over het hoofd ziet bij het selecteren van een collaboration systeem en het ontwerpen van meetingruimtes. Ook hebben ze kennis van veel systemen met ieder zijn eigen (on)mogelijkheden.

5. Betrek vanaf het eerste moment je IT afdeling voor een soepele integratie in het netwerk en ondersteuning bij de implementatie en gebruikersadoptie.

Hoe nu verder? Lees het in onze whitepaper

Het beste collaboration systeem bestaat niet. De technische mogelijkheden zijn groot. Zo groot dat deze vaak verder gaan dan gebruikers willen en nodig hebben. Met bovenstaande stappen voorkom je dat je functionaliteiten in huis haalt waar gebruikers niet op zitten te wachten maar echt ondersteund in het doen van hun werk.

Meer informatie over collaboration? Download ons whitepaper.