De eenvoudigste manier voor werkplekbeheer en -reservering in je hybride kantoor

22-12-2020 Geschreven door Kayleigh de Visch Eybergen

Veel mensen kijken uit naar het moment waarop we onze collega’s weer op kantoor kunnen ontmoeten. En ook al is het punt waarop we ‘terugkeren naar kantoor’ in zicht, het zal anders zijn dan we tot nu toe gewend waren. Hoeveel behoefte we ook hebben om weer naar kantoor te gaan, sociale contacten op te doen en weer in een dynamische omgeving te zitten, de positieve ervaringen met thuiswerken hebben ervoor gezorgd dat veel medewerkers (enkele dagen) remote willen blijven werken.

Er ontstaat dan een situatie waarbij we de voordelen van het kantoor met de voordelen van thuiswerken willen combineren; het hybride werken. Met minder medewerkers die naar kantoor komen kan het aantal werkplekken drastisch worden teruggeschroefd, maar moeten deze flexibeler ingezet kunnen worden. Terwijl de behoefte aan aparte ruimtes om even met elkaar te overleggen of samen te werken waarschijnlijk toeneemt.

Uitdagingen in het hybride kantoor

Dit zorgt voor nieuwe workplace management uitdagingen op kantoor. Hoe coördineer je bijvoorbeeld wie, waar en wanneer op kantoor is? Hoe zorg je dat de beschikbare capaciteit van je kantoor zo goed mogelijk benut wordt? Hoe manage je het evenredig gebruik van de beschikbare faciliteiten tussen alle werknemers? En hoe zorg je dat je medewerkers de meeste geschikte ruimte of werkplek voor hun activiteit snel en eenvoudig kunnen vinden en gebruiken?

1. Eenvoudig en gecoördineerd werkplekken reserveren

Om te zorgen dat je medewerkers weer goed op kantoor kunnen werken, heb je een manier om dit te stroomlijnen. Als pandbeheerder kun je middels een website coördineren wie, waar en wanneer naar kantoor mag komen. De medewerkers kunnen zich inschrijven via hun laptop, mobiele telefoon, tablet of middels een interactieve zuil die bij de entree van het pand kan worden geplaatst.

Je bepaalt als werkgever het aantal dagen dat iedere medewerker op kantoor kan werken en wat de maximale capaciteit per verdieping en per zone is. Medewerkers kunnen zich aanmelden op de dagen dat ze op kantoor willen zijn en in welke zone ze willen zitten. Zo geef je medewerkers de vrijheid en flexibiliteit die zij nodig hebben en hou je altijd inzicht en controle over het gebruik van je kantoor.

2. Werkplekbeheer en room management binnen één systeem

Naast de algemene werkplekken is het natuurlijk extra handig als je aparte ruimtes, zoals vergaderruimtes, concentratieruimtes of huddle spaces, binnen hetzelfde platform kunt reserveren en beheren. Als facilitair beheerder geef jij aan welke ruimtes gebruikt kunnen worden en wat per ruimte de maximale capaciteit is. Medewerkers kunnen binnen de applicatie zoeken naar een beschikbare ruimte, met de faciliteiten die ze nodig hebben, en direct reserveren.

3. Optimaliseer je faciliteiten op basis van gebruiksdata

Als je dit allemaal hebt ingericht heb je real time inzicht in het gebruik van werkplekken en ruimtes. Deze informatie kun je bijvoorbeeld gebruiken bij het plannen van de schoonmaak of het plegen van onderhoud. Daarnaast is deze data heel waardevol om de werkplekken en andere ruimtes in je kantoor te optimaliseren. Hoe verloopt de bezetting van werkplekken gedurende de dag en de week? Welke ruimtes zijn populair en welke niet? Met hoeveel personen wordt er meestal gebruik gemaakt van die ruimtes? Welke apparatuur wordt graag gebruikt? Allemaal inzichten waarmee je je medewerkerstevredenheid én de productiviteit kunt verbeteren.

Advies op maat?

Wil jij ook de terugkeer naar kantoor goed stroomlijnen en je medewerkers maximale flexibiliteit en veiligheid bieden? Wij denken graag met je mee over de mogelijkheden. Bel 0180 - 486 777 of gebruik de contactmogelijkheden rechts.

Of download het Whitepaper Het hybride kantoor voor nog meer antwoorden op de uitdagingen van het hybride kantoor.