De vergaderruimte na Covid

26-03-2021 Geschreven door Annemiek Smouter

De wens van werknemers om in dezelfde ruimte samen te komen om ideeën uit te wisselen, is van alle tijden. Tot Covid-19 in 2020 toesloeg en werknemers massaal vanuit huis werkten. Vergaderruimtes bleven leeg en videovergaderingstechnologie werd massaal geaccepteerd. Een grote verandering? Dat denk ik niet. Het is een buitengewone versnelling van een verandering die al aan de gang was. Namelijk de verschuiving naar een meer hybride manieren van werken. Dat blijkt wel uit het feit dat Microsoft Teams medio 2020 de gebruikersdoelen bereikte die voor 2022 waren voorspeld.

Het hybride werken als vast gegeven

Covid-19 heeft de acceptatie van conferencing-oplossingen versneld. Veel mensen die niet het voordeel zagen van online collaboration of er niet comfortabel mee waren, zijn gedwongen het te gebruiken. En nu het massaal in onze levens is binnengedrongen willen we er geen afscheid meer van nemen. Dit gaat ook invloed hebben op de functie van kantoor. Gaan mensen straks nog naar kantoor om daar de hele dag aan een Excel sheet te werken? Ik denk het niet. Zullen mensen erheen gaan om collega’s te zien en samen te werken? Zeer zeker!

De elasticiteit en flexibiliteit van vergaderruimtes

De huidige vergadercentra zijn ontworpen met het idee dat medewerkers elke dag op kantoor zijn. Nu we weten dat na Covid dit niet meer het geval is, verandert de kijk op deze faciliteiten. We moeten nu gaan nadenken over de beweging van mensen en de elasticiteit en flexibiliteit van ruimtes. Ondanks dat niemand exact inzicht heeft in hoeveel mensen er straks wel of niet op kantoor zijn, moet er al wel heroverwogen worden hoe de beschikbare ruimte straks ingezet gaat worden. En misschien nog wel belangrijker… Welke technologische vereisten zijn er om aan de specifieke wensen van het hybride kantoor te voldoen?

Video als nummer één medium voor vergaderingen en samenwerking

Waar een traditionele vergadering acht mensen in de kamer zou hebben, zullen er nu vier fysiek aanwezig zijn en vier op afstand. Video is het nummer één medium geworden voor het houden van vergaderingen en samenwerking. We zullen video dan ook gaan zien in alle soorten vergaderruimtes. Omdat waarschijnlijk meer dan de helft van de mensen in de vergadering op afstand zal deelnemen, moet de video- en audio-ervaring nog beter zijn dan voorheen. Deelnemers op afstand zijn net zo belangrijk en moeten dus dezelfde toegang hebben tot de vergaderruimte als de fysiek aanwezigen.

Platformonafhankelijk

Welke apparatuur je ook kiest en welk collaboration platform geïntegreerd wordt moet niet uitmaken. Of je nu werkt met Cisco Webex, Microsoft Teams, Zoom of Google, of het om een interne meeting gaat of extern, vanaf je eigen laptop, tablet, smartphone of met een geïntegreerd systeem... het moet hoe dan ook werken. Fabrikanten zijn zich daar meer dan ooit van bewust en voelen de druk om alle platformen binnen hun ecosysteem te adopteren. Allemaal in het voordeel van de gebruiker. Ander groot voordeel is dat de besturing steeds meer wordt verplaatst naar telefoons, tablets en laptops. Het is niet alleen goedkoper, maar ook meer vertrouwd en gebruiksvriendelijk. Duurdere control systems zijn niet altijd (meer) nodig en zelfs spraakbesturing zal in de vergaderruimte gemeengoed worden.

Biedt de gebruiker een ervaring

Het gaat dus duidelijk niet meer alleen om de apparatuur en platformen, het gaat er nu om de gebruiker een ervaring te bieden. Organisaties hebben nu de taak om met een plan en een strategie te komen... Hoe ondersteun je zo goed mogelijk zowel de digitale als analoge ervaring van mensen in een fysieke ruimte, met daarbij beter gebruik, minder uitvaltijd en minder IT-ondersteuning?

Met de drang van werknemers om weer terug te keren naar kantoor kan dit vraagstuk niet blijven liggen. Met dezelfde versnelling als video-adaptatie zullen organisaties hun kantoorpanden moeten klaarstomen voor deze nieuwe werkelijkheid. BIS|Econocom heeft de juiste expertise om daarbij te ondersteunen.

Gratis whitepaper vol bruikbare tips

Wil je meer weten of het hybride kantoor? Ontvang gratis het whitepaper Het hybride kantoor. Vol met leerzame inzichten en bruikbare tips.