Deze 4 aspecten staan garant voor jouw ideale collaboration ruimte

01-03-2020 Geschreven door Erwin Hout

Collaboration is de meest uitgebreide vorm van (online) samenwerken. Maar juist als mensen op verschillende locaties en momenten werken is de behoefte groot om elkaar wel ergens fysiek te kunnen treffen. Daarom is het belangrijk om in gebouwen ontmoetingsplekken te creëren. Deze collaboration ruimtes zijn niet alleen nodig om ideeën uit te wisselen, maar ook voor een terloopse ontmoeting.

De gebruiker centraal

Bij het inrichten van de perfecte collaboration ruimte zijn meerdere componenten bepalend. Daarbij gaat het om de gebruiker. De gebruiker staat centraal en de techniek zorgt voor de ondersteuning die hij of zij nodig heeft. Denk daarom aan de onderstaande punten bij de inrichting van collaboration ruimte(s).

1. Comfort, ambiance, inspiratie en gemak

Hierbij geldt het bekende gezegde “het oog wil ook wat”, zeker bij collaboration-ruimtes. Mensen moeten in een ruimte worden getrokken en het gevoel krijgen daar graag te willen gaan zitten. Dit gaat gepaard met een aantal eisen: de ruimte moet er aantrekkelijk uitzien, een prettig klimaat hebben en beschikken over goede verlichting. Maar het allerbelangrijkste is het doel van de desbetreffende ruimte. Wanneer je een vergaderruimte zo aantrekkelijk maakt, door er een inspirerende plek van te maken die creativiteit en innovatie stimuleert, zul je zien dat medewerkers de ruimte vanzelf gebruiken als werkplek in plaats van vergaderruimte.

2. Availability

Wanneer je ruimte eenmaal zo aantrekkelijk is dat iedereen hem wil gebruiken, is het belangrijk om na te denken over de beschikbaarheid - of availability. Bedenk wat er gebeurt als klanten een kantoor binnenkomen en er geen ruimte beschikbaar is voor een overleg. In dit geval is een reserveringssysteem wenselijk. Een reserveringssysteem maakt het mogelijk om vooraf een vergaderruimte te reserveren en vaak is het direct in gebruik nemen van een beschikbare ruimte zelfs een optie. Op deze manier ziet iedereen of de ruimte geboekt, vrij of gereserveerd is. Tegelijkertijd biedt dit facility managers de handvatten om leegstand van gebouwen te reduceren en diensten optimaal af te stemmen op de daadwerkelijke bezetting. Op basis van deze informatie kan de facility manager toekomstige bezettingen voorspellen en de benodigde materialen initiëren.

3. Simplicity

Wanneer je eenmaal de gereserveerde ruimte binnenkomt voor de afspraak met je klant of collega is het belangrijk dat de vergadering ook direct kan starten. Geen tijd te verliezen! Daarom is het belangrijk dat het systeem direct gebruikt kan worden en gebruiksvriendelijk is – en dat noemen we ook wel simplicity. De spreker kan met de komst van touchscreens tijdens het vergaderen meerdere documenten heel eenvoudig delen, bespreken en van opmerkingen voorzien. Voor de mensen die niet fysiek deelnemen aan de vergadering is het fijn om realtime de interactie aan te kunnen gaan om, ondanks de afstand, alsnog een ‘wij’-gevoel te creëren. De spreker kan daarnaast, voordat de vergadering is afgelopen, alle bijgewerkte bestanden rechtstreeks vanaf het digitale whiteboard naar de aanwezigen e-mailen. Op deze manier kun je gewoon naar de vergadering toe, zonder van alles met je mee te nemen.

4. Security

Om succesvol te kunnen (video)vergaderen is het belangrijk dat alle systemen en met elkaar samenwerken. Audio, video en informatie moeten samenkomen via internet en dit brengt vanzelfsprekend veiligheidsrisico’s met zich mee. De zorg voor de bescherming van persoonsgegevens en het beveiligen van bedrijfsinformatie is voor iedere organisatie van belang. Daarom kiezen veel organisaties voor buitenshuis gehoste partners zoals BIS|Econocom, Security-as-a-service. Je hoeft immers geen technologiebedrijf te zijn om van technologie te profiteren.

Wil jij maximaal profiteren van de kracht van collaboration? Zorg voor de perfecte ruimte(s). Wij helpen je graag! Bel BIS|Econocom: 0180 – 486777 of gebruik de contactmogelijkheden rechts.

Written by Erwin Hout

Marketing Director