Draadloos presenteren voorkomt vergaderstress

06-12-2018 Geschreven door Erwin Hout

Er worden steeds meer mobiele apparaten gebruikt tijdens vergaderingen en presentaties; denk aan laptops, chromebooks, tablets en smartphones. Hierdoor kunnen we makkelijker informatie delen en sneller en efficiënter samenwerken. De keerzijde is dat we wel steeds afhankelijker worden van apparatuur en techniek, wat op zijn beurt weer zorgt voor een toename van vergaderstress. U kunt uw presentatie immers nog zo goed hebben voorbereid, het gebruik van techniek blijft een beetje eng. Want wat als de techniek je in de steek laat? Of wat doe je als je voor een belangrijke groep mensen ineens niet meer weet hoe je je laptop moet aansluiten?

Graag geef ik u een aantal tips om deze stress te minimaliseren of zelfs helemaal te voorkomen.

1. Zet de mens en de gebruikssituatie centraal

Op dit punt gaat het in de praktijk heel vaak mis. Veel audiovisueel adviseurs denken vanuit de techniek, die daarmee leidend wordt. Daarmee is de kans groot dat gebruikers een oplossing krijgen waar ze niet om gevraagd hebben, die een niet-bestaand probleem oplost, waar ze geen vertrouwen in hebben en waar ze niet mee zullen werken. Met als resultaat dat als de oplossing wel gebruikt wordt, deze onbekend is, problemen oplevert en frustraties veroorzaakt. Ga daarom altijd eerst na wat de wensen van uw interne gebruikers zijn met betrekking tot vergaderingen en presentaties.

2. Voorkom problemen met compatibiliteit

Iedereen heeft zijn eigen voorkeur voor een bepaald besturingssysteem. Zo kan het voorkomen dat MacOS, ChromeOS, iOS en/of Android gebruikt worden in uw vergaderomgeving. Deze verschillende systemen zijn lang niet altijd onderling compatible. Zorg dus voor een oplossing waarbij een gebruiker zich niet af hoeft te vragen of zijn of haar telefoon, tablet of laptop wel gebruikt kan worden en of daar extra voorbereidingen voor nodig zijn. Zorg voor de zekerheid dat het gewoon werkt.

3. Investeer in draadloze technologie

Ondanks dat technologie een veroorzaker kan zijn van vergaderstress kunnen we niet meer zonder. Zorg daarom voor een goede (draadloze) infrastructuur die met één druk op de knop werkt en voor ieder device hetzelfde werkt. Doordat mensen hun eigen device kunnen gebruiken, zijn ze meer op hun gemak, zelfverzekerder, weten ze documenten sneller te vinden en zien zie daardoor minder op tegen vergaderingen.

4. Zorg voor een goede instructie naar uw gebruikers

Onbekend maakt onbemind. Zorg daarom voor en goede instructie naar uw medewerkers en betrek ze bij de keuzes die gemaakt zijn. Organiseer een korte informatiesessie waarbij de mogelijkheden worden getoond en gebruikers zelf kunnen ervaren hoe eenvoudig het gebruik is. Zorg ervoor dat uw medewerkers de techniek omarmen in plaats van uit de weg te gaan uit angst om voor gek te staan.

Barco ClickShare: in één klik draadloos presenteren

Er zijn meerdere oplossingen op de markt die het mogelijk maken om beeld vanaf een smartphone, tablet of laptop op het centrale presentatiescherm te tonen zonder bekabeling, speciale software of lastige installaties. Eén van de meest omarmde oplossingen is de Barco Clickshare. Een oplossing die door duizenden organisaties wordt gebruikt en echt uitblinkt in gebruiksgemak. Bent u zich aan het oriënteren op de beste oplossing voor uw organisatie of gaat u dit doen? Neem dan zeker de ClickShare van Barco in overweging. De ClickShare is Barco’s antwoord op de problemen die wereldwijd worden ervaren in vergaderruimtes.

Wilt u meer weten over draadloos presenteren? De voor- en nadelen en mogelijkheden? Download dan nu vast ons whitepaper.

Written by Erwin Hout

Marketing Director