Een vlekkeloze presentatie op uw zakelijke event? Vijf tips.

26-11-2018 Geschreven door Arno Nooteboom

Op bijna ieder bedrijfsevenement worden presentaties gegeven; soms één, vaak meer. De vorm waarin dit wordt gedaan loopt uiteen. Van een eenvoudige PowerPoint tot een eerder opgenomen video en van een hologram tot een live stream vanaf een ander continent. Maar het doel is altijd hetzelfde; het overbrengen van een bepaalde boodschap of emotie aan uw bezoekers. Als dit niet goed gebeurt, is uw event niet geslaagd.

De techniek speelt hierbij een beeldbepalende rol. Met deze vijf essentiële tips bent u ervan verzekerd dat al uw gasten uw boodschap meekrijgen. U bepaalt zelf het succes van uw evenement.

1. Zorg voor onbelemmerd zicht uit alle hoeken van de zaal

Inventariseer vooraf hoe het zicht is vanuit alle posities in de zaal. Houd rekening met pilaren, laag hangende lampen en andere zaken die het zicht blokkeren. Zijn er hoeken waar het centrale scherm niet of slechts gedeeltelijk zichtbaar is? Zorg dan voor extra beelddragers op die plekken, bijvoorbeeld beeldschermen op een vloerstatief. Heeft u een ruimte die lastig in te delen is? Laat dan door een audiovisueel expert de zichtlijnen intekenen. Zo weet u zeker dat niemand zich hoeft in te spannen om de presentatie te volgen.

2. Voorkom storende lampen en negatieve invloed van omgevingslicht

Stem uw beeld af op de verlichting in uw ruimte. Omgevingslicht heeft namelijk een grote invloed op het beeld. Bij projectie is het beeld bij veel licht al snel moeilijk zichtbaar of contrasten vallen weg; iets wat bij beeldschermen minder relevant is. Maar bij LCD/LED schermen kunnen storende reflecties optreden door bijvoorbeeld zonnestralen die op het beeld vallen of licht van spotjes of lampen die in de buurt hangen. Inventariseer daarom vooraf welk licht wel of niet gedimd kan worden, waar de knoppen zitten en of ramen invloed hebben op de beeldweergave. Het is toch zonde als een zonnige dag ervoor zorgt dat uw boodschap niet goed overkomt?

3. Stem het beeldschermformaat af op de ruimte en het aantal gasten

Het lijkt een open deur, maar toch gaat het hier vaak fout. Een veelgehoorde opmerking is nog steeds “hoe groter het beeld hoe beter”. Helaas gaat dat lang niet altijd op. Een beeld heeft meestal een beeldverhouding van 16:9 (breedbeeld) of 4:3. Hoe breder het beeld, hoe hoger. Op veel locaties is er echter (te) weinig hoogte waardoor het scherm automatisch lager richting de grond komt. Daarmee loopt u het risico dat het onderste deel van het beeld wegvalt voor een deel van uw publiek. Voor een grote zaal kan het daarom beter zijn om een scherm te plaatsen met een andere beeldverhouding of te kiezen voor meerdere kleinere schermen verspreid over de ruimte. Door out-of-the box te denken zijn er vaak hele goede alternatieven. Let ook op de afstand van het scherm tot de eerste rij. Een te korte afstand zorgt ervoor dat niemand daar graag plaatsneemt.

4. Inventariseer vooraf hoeveel stroom er nodig is en zorg voor voldoende schone groepen

Verlichting en apparatuur voor beeld en geluid gebruiken veel stroom. Het is daarom verstandig om vooraf naar de beschikbare groepen te kijken en een inventarisatie te maken van de belasting. Heeft u veel elektriciteit nodig? Dan is het verstandig om krachtstroom aan te vragen en hierop verschillende groepen te verdelen. Wees ook alert op piekbelasting. Zodra alle apparatuur gelijktijdig wordt ingeschakeld wordt het elektriciteitsnetwerk heel kort extra zwaar belast. Het kan zijn dat een groep dit niet aan kan en alle apparatuur er in één keer uit klapt. Dat wil je niet vlak voordat gasten arriveren. Schakel daarom alle apparatuur ruim voor het event allemaal uit en weer in, zodat je zeker weet dat er niks mis kan gaan. Uiteraard kan een audiovisueel specialist deze berekeningen voor u maken en alle apparatuur zodanig aansluiten dat er zich geen problemen voordoen.

5. Zorg voor technische assistentie

Of u nu een event organiseert in uw eigen pand of op een externe locatie, laat u altijd adviseren over de benodigde faciliteiten. Nodig op voorhand een audiovisueel specialist uit en laat deze beoordelen of u voldoende heeft aan de beschikbare faciliteiten of dat er extra apparatuur nodig is. Ook is het altijd prettig om tijdens het event technische assistentie bij de hand te hebben; zowel vóór aanvang van de presentatie om bijvoorbeeld microfoons op te spelden en apparatuur op elkaar af te stellen als tijdens het event. Het is een hele geruststelling iemand in de zaal te hebben die kennis heeft van de techniek en adequaat kan optreden bij storingen of calamiteiten. U moet er niet aan denken een volle zaal te laten wachten doordat apparatuur niet (mee)werkt.

Kortom: in het organiseren van een bedrijfsevenement gaat vaak heel veel tijd en budget zitten. Het is zonde als de kern van uw evenement, het overbrengen van uw belangrijke boodschap, verloren gaat door omstandigheden die redelijk eenvoudig voorkomen kunnen worden.

Uiteraard zijn er naast deze vijf tips nog heel veel meer zaken die ervoor zorgen dat u een goed gevoel heeft na afloop van uw evenement.

Kijk voor meer informatie over het organiseren van evenementen van techniek tot decoratie op onze Event Rental website

Written by Arno Nooteboom

Sales Manager