Flexibiliteit een must voor kantoor na corona

24-06-2020 Geschreven door Suzan Sloot

Nederland werkt al weken thuis en HR-afdelingen zien massaal de voordelen van de huidige situatie in. Een groot deel van de mensen is productief, proactief en, nog belangrijker, gelukkig op zijn thuiswerkplek. Blijven we ook ná corona massaal thuiswerken? En wat verandert er dan op kantoor?

Flexibiliteit in het hybride kantoor

De coronacrisis gaat kantoorgangers, ook nadat het virus onder controle is, persoonlijke ruimte bieden. Want ook wanneer we straks weer massaal terug mógen naar de klassieke cubicles of kantoortuin, is het de vraag of we dat ook gaan dóen. Allereerst vanwege de anderhalve meter-maatregel. Denk bijvoorbeeld aan kleine vergaderruimtes die voorheen geschikt waren voor vier of vijf personen: daar passen er nog maar twee in zolang 1.5 meter afstand het devies blijft. Maar ook vanwege de indeling van het kantoor in 2021. Deze zijn waarschijnlijk niet meer ingericht voor een volledige bezetting, omdat een volledige bezetting, ook ná corona, niet gewenst is.

Ik denk dat flexibiliteit vanaf nu de rode draad vormt in het ontwerp van kantoorruimtes. Het is hoogst waarschijnlijk de wens van werknemers, en misschien straks wel de plicht van werkgevers, om met slechts een deel van de normale fysieke bezetting verder te gaan. Laten we die kans aangrijpen om het kantoor flexibeler te maken, en daarmee méér geschikt voor hen die er gebruik van willen maken op het moment dat het hen uitkomt. De contouren van het hybride kantoor worden zichtbaar.

Werken waar en wanneer jij wilt

Die verminderde, meer gespreide aanwezigheid van mensen zorgt voor een nieuwe beschikbaarheid in ruimte. Dit proces is al jaren aan de gang, ook vóór de uitbraak van het coronavirus. Grote bedrijven als Google en Facebook bewandelen al jaren een alternatieve route, met flexibele werkplekken en -tijden. Twitter liet onlangs weten dat hun personeel nooit meer naar kantoor hoeft, als zij dat niet willen. De één heeft behoefte aan stilte om zich te kunnen concentreren, de ander krijgt zijn beste ideeën in de drukte van een kantine. Als je bij Google in een caravan wilt werken, kan dat: zij beseffen al langer dat een uniforme aanpak niet werkt als het gaat om optimale productiviteit.

Waar de coronacrisis wel bij helpt, is de snelheid waarin deze ontwikkelingen gaan en waarmee de (technologische) mogelijkheden omarmd worden. We hebben geen keuze: we moeten door deze fase van omschakeling. Als de digitale transformatie die we nu meemaken vanuit boardrooms zou zijn doorgedrukt, zou het waarschijnlijk op veel meer weerstand hebben gestuit. Mensen kunnen simpelweg niet anders dan remote werken en ervaren noodgedwongen de voordelen ervan.

HR-afdelingen moeten kijken naar wat de minimale bezetting is, welke teams – wanneer – aanwezig moeten zijn en hoe het kantoor er voor hen, die dag, uit moet zien. Ook hier is flexibiliteit het toverwoord. De kantoren van 2021 kenmerken zich niet door stickers met 1.5 meter afstand erop, en plexiglas schermen om mensen tegen besmetting te beschermen. Kantoren zijn straks ruimtes die ademen, die in no time te transformeren zijn naar plekken die precies goed zijn voor de gebruikers van die dag.

Hard- en software nodig

Het is ook denkbaar dat een deel van de mensen op kantoor niet werkzaam is voor de eigenaar of huurder van een pand. Het kantoor wordt deels een product dat mensen afnemen, een werkruimte voor een x-aantal uur as a service. Want vaste medewerkers hebben de ruimte misschien niet nodig; je zult toch altijd mensen hebben die de sociale aspecten van kantoor opzoeken, de inspiratie van zo'n plek nodig hebben.

Voor die verandering is in eerste instantie (veel) meer hardware nodig. Men moet in de toekomst vanuit elke ruimte moeiteloos kunnen (video)bellen. Camera's, microfoons en de IT-toepassingen die daarvoor nodig zijn moeten ruimtes zo flexibel mogelijk mogelijk maken. Dáár ligt de opdracht waar bedrijven nu voor staan. De anderhalve meter-stickers, de pijlen en het plexiglas zijn nu nodig. Straks heeft de bezoeker van kantoor behoefte aan een zo compleet, flexibel mogelijk pakket van audiovisuele en IT-toepasingen.

Ook de vraag naar as-a-service softwarepakketten stijgt daardoor. Onafhankelijk van welke computer men gebruikt moeten medewerkers hun software en bestanden kunnen gebruiken. Als ik als deel van het salesteam een x-aantal weken vanuit kantoor werk, heb ik andere hard- en software nodig dan wanneer ik als interieurarchitect een paar weken vanuit huis aan de slag ga. Dus één uniform pakket voor alle werknemers? Dat gaat niet meer.

Advies op maat

Direct persoonlijk advies hoe jij en jouw collega's zo goed mogelijk kunt thuiswerken? Laat het ons weten via één van de contactmogelijkheden!