Hoe regel je werkplek- en meetingroombeheer in een hybride kantoor?

03-07-2023 Geschreven door Kevin Hersbach

Voor veel mensen die kantoorwerk doen is hybride werken de norm. Heel fijn dat het zorgt voor een betere balans tussen werk en vrije tijd, maar het brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Vooral voor de kantoorbeheerders en managers. Want met het komen en gaan van mensen is het managen van beschikbare werkplekken en vergaderfaciliteiten alleen maar moeilijker geworden.

Want hoe ga je om met over- en onderbezetting? Hoe coördineer je wie, waar en wanneer op kantoor is? Hoe zorg je dat de capaciteit zo goed mogelijk benut wordt? Hoe manage je een eerlijke verdeling van de beschikbare faciliteiten tussen alle werknemers? En hoe zorg je dat je medewerkers de meest geschikte ruimte of werkplek voor hun activiteit kunnen vinden en gebruiken? Helaas is er geen heilige graal. Maar met deze tips kom je wellicht wel verder…

Ga werken met werkplekreserveringen

Op een plek waar je niet altijd volgens een vast schema aanwezig bent is het reserveren van een plekje een bewezen efficiënte methode. We doen het bij de kapper, bij restaurants, bij theaters en bioscopen, dus waarom niet op kantoor? Er zijn hele goede systemen op de markt waarmee medewerkers kunnen aangeven op welke dagen ze op de zaak willen werken en welke werkplek de voorkeur heeft. Zo geef je medewerkers de zekerheid van een beschikbare werkplek, keuzevrijheid in waar ze willen werken en inzicht in de aanwezigheid van collega’s. Geen frustratie en irritatie meer omdat je er op kantoor achter komt dat er geen plek is.

Werkplekbeheer en room management binnen één systeem

En als je dan met elkaar op kantoor bent, dan wil je ook vaak direct wat face-to-face meetings inplannen. Dan is het wel zo handig als je in een ruk door ook meteen je benodigde vergaderruimtes, concentratieruimtes of huddle space reserveert. Gewoon in hetzelfde platform als je werkplek. Als facilitair beheerder geef jij aan welke ruimtes er zijn, voor hoeveel personen en welke faciliteiten er aanwezig zijn. Medewerkers kunnen binnen de applicatie zoeken naar een beschikbare ruimte, met de faciliteiten die ze nodig hebben, en direct reserveren.

Optimaliseer je faciliteiten op basis van gebruiksdata

Als je dit allemaal hebt ingericht heb je real time inzicht in het gebruik van werkplekken en ruimtes. Die data is heel waardevol. Bijvoorbeeld voor het plannen van de schoonmaak of het plegen van onderhoud. Maar ook om werkplekken en andere ruimtes in je kantoor te optimaliseren. Hoe verloopt de bezetting van werkplekken gedurende de dag en de week? Welke ruimtes zijn populair en welke niet? Met hoeveel personen wordt er meestal gebruik gemaakt van die ruimtes? Welke apparatuur wordt graag gebruikt? Allemaal inzichten waarmee je je medewerkerstevredenheid én de productiviteit kunt verbeteren.

Advies voor jouw organisatie?

Wil jij ook jouw medewerkers maximale flexibiliteit bieden en tegelijkertijd de aanwezigheid en faciliteiten goed stroomlijnen? Wij denken graag met je mee over de mogelijkheden voor jouw organisatie. Vul het contactformulier rechts in, dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.

Eerst zelf verder oriënteren?

Download dan het Whitepaper Het hybride kantoor voor nog meer antwoorden op de uitdagingen van het hybride kantoor.