Optimaliseer hybride vergaderen en werkplekbeheer: Tips voor een dynamische werkomgeving

03-07-2023 Geschreven door Kevin Hersbach

Voor veel mensen die kantoorwerk doen is hybride werken de norm. Heel fijn dat het zorgt voor een betere balans tussen werk en vrije tijd, maar het brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Vooral voor de kantoorbeheerders en managers. Want met het komen en gaan van mensen is het managen van beschikbare werkplekken en vergaderfaciliteiten alleen maar moeilijker geworden.

Want hoe ga je om met over- en onderbezetting? Hoe coördineer je wie, waar en wanneer op kantoor is? Hoe zorg je dat de capaciteit zo goed mogelijk benut wordt? Hoe manage je een eerlijke verdeling van de beschikbare faciliteiten tussen alle werknemers? En hoe zorg je dat je medewerkers de meest geschikte ruimte of werkplek voor hun activiteit kunnen vinden en gebruiken?

Helaas is er geen heilige graal. Maar met deze tips kom je zeker verder…

Ga werken met werkplekreserveringen

Op een plek waar je niet altijd volgens een vast schema aanwezig bent is het reserveren van een plekje een bewezen efficiënte methode. We doen het bij de kapper, bij restaurants, bij theaters en bioscopen, dus waarom niet op kantoor? Er zijn hele goede werkplekbeheer systemen op de markt waarmee medewerkers kunnen aangeven op welke dagen ze op de zaak willen werken en welke werkplek de voorkeur heeft. Zo geef je medewerkers de zekerheid van een beschikbare werkplek, keuzevrijheid in waar ze willen werken en inzicht in de aanwezigheid van collega’s. Geen frustratie en irritatie meer omdat je er op kantoor achter komt dat er geen plek is.

Werkplekbeheer en room management binnen één systeem

En als je dan met elkaar op kantoor bent, dan wil je ook vaak direct wat face-to-face meetings inplannen. Dan is het wel zo handig als je in een ruk door ook meteen je benodigde vergaderruimtes, concentratieruimtes of huddle space reserveert. Gewoon in hetzelfde platform als je werkplek reservering. Als facilitair beheerder geef jij in het room booking systeem aan welke ruimtes er zijn, voor hoeveel personen en welke faciliteiten er aanwezig zijn. Medewerkers kunnen binnen de applicatie zoeken naar een beschikbare ruimte, met de faciliteiten die ze nodig hebben, en direct reserveren.

Optimaliseer je faciliteiten op basis van gebruiksdata

Als je dit allemaal hebt ingericht heb je real time inzicht in het gebruik van werkplekken en ruimtes. Die data is heel waardevol. Bijvoorbeeld voor het plannen van de schoonmaak of het plegen van onderhoud. Maar ook om werkplekken en andere ruimtes in je kantoor te optimaliseren. Hoe verloopt de bezetting van werkplekken gedurende de dag en de week? Welke ruimtes zijn populair en welke niet? Met hoeveel personen wordt er meestal gebruik gemaakt van die ruimtes? Welke apparatuur wordt graag gebruikt? Allemaal inzichten waarmee je je medewerkerstevredenheid én de productiviteit kunt verbeteren.

Advies voor hybride werken binnen jouw organisatie?

Wil jij ook jouw medewerkers met hybride werken maximale flexibiliteit bieden en tegelijkertijd de aanwezigheid en faciliteiten goed stroomlijnen? Wij denken graag met je mee over de mogelijkheden voor werkplekbeheer en ruimtereservering in jouw organisatie. Vul het contactformulier rechts in, dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.

On demand webinar Hybrid Workplace

In ons webinar laten experts van BIS|Econocom en Microsoft, en oud-commando Ray Klaassens, je in slechts 60 minuten zien hoe je met de juiste tools het remote werken aanzienlijk kunt verbeteren. Het webinar bestaat uit twee delen en is on demand beschikbaar, dus je kunt het bekijken op een moment dat jou uitkomt. Klik hieronder om toegang te krijgen tot het webinar.