Het kantoor als ontmoetingsplek. Voor welke activiteit kies je welke ruimte?

24-11-2020 Geschreven door Annemiek Smouter

Als de kantoorruimte beperkt is en de behoefte aan samenwerkplekken groot kunnen er frustraties ontstaan. Meeting ruimtes die constant vol zitten, een boardroom voor 12 personen die bezet wordt door vier collega’s, een door jou gereserveerde ruimte die in beslag is genomen door anderen óf collega’s die door gebrek aan een privé plekje luidruchtig in de kantoortuin aanwezig zijn. Voor veel kantoren zijn dit herkenbare situaties. Wil je weten hoe je dit voorkomt? Stem het soort ruimte en voorzieningen af op de activiteit. In deze blog vertel ik je meer over de verschillende activiteiten en welke omgeving zich daarvoor leent.

Presenteren

Van demo's tot briefings; iets presenteren kan het best in een rustige, afgesloten omgeving. Onmisbaar is een presentatiescherm en de optie om draadloos content van je eigen laptop, tablet of telefoon hierop weer te geven. En als er veel gepresenteerd wordt voor grote groepen moet er een goed audiosysteem zijn. Gebruiksvriendelijkheid staat bij deze voorzieningen voorop. Iemand die al zenuwachtig is om een presentatie te geven moet zich niet druk hoeven maken om de techniek. Ook het meubilair is in presentatieruimtes belangrijk. De presentatieopstelling moet aanpasbaar zijn en comfort bieden. Ook bij een langere zit.

Informatie delen

Het delen van informatie is een van de meest voorkomende doelstellingen bij vergaderingen. Denk aan het bijwerken van statussen, het bespreken van dashboards en analyses of het trainen van medewerkers. Omdat niet iedere vergadering evenveel deelnemers heeft is het handig om zowel kleine als grotere vergaderruimtes aan te bieden. Een scherm en videoconference set is handig als er ook veel wordt gebeld met deelnemers op afstand.

Status updates, MS Teams calls of brainstorms kunnen ook buiten een vergaderruimte plaatsvinden. Medewerkers kunnen een open ruimte, huddle space of zelfs een bank gebruiken om elkaar op te zoeken. Zorg er als facility manager dus voor dat je ook hierin voorziet. Door informele plekken zoals banken en bars te plaatsen blijven traditionele vergaderruimten beschikbaar voor collega’s die deze echt nodig hebben.

Creëren

Het verschil met het delen van informatie is dat voor het creëren vaak attributen nodig zijn; digitale flipcharts, displays, post-its. Bovendien vraagt dit werk om een inspirerende ruimte die creativiteit stimuleert. Een (semi) privé omgeving is handig zodat je anderen niet stoort en de vrijheid hebt om lawaai te maken. Zorg ervoor dat je deze opties biedt met de juiste technische ondersteuning.

Beslissen

De meeste werknemers doen hun werk zittend. Doorbreek de gewoonte en maak stand-ups mogelijk. Vooral kleinere vergaderingen over besluitvorming kunnen prima staand worden gehouden. Denk aan scrum-bijeenkomsten en projectmanagement meetings. Hoe groter de groep mensen, hoe eerder je een echte vergaderruimte nodig hebt. Staand vergaderen met meer dan 10 mensen is niet meer zo efficiënt. Qua faciliteiten is een interactief scherm een mooie aanvuling. Hierop kan iedereen zien wat de status is van het project en voer je wijzigingen meteen door.

Faciliteer de beschikbaarheid en krijg inzicht in het gebruik

Heb je de juiste voorzieningen in huis om verschillende activiteiten te faciliteren? Dan is een room booking tool onmisbaar voor efficiënt gebruik. Doordat iedereen inzicht heeft in de beschikbaarheid van ruimtes en deze zelf kan reserveren schiet de efficiency omhoog. Ruimtes worden niet meer dubbel geboekt, meetings worden niet onderbroken en frustraties zijn verleden tijd.

Kortom door de verschillende soorten activiteiten op kantoor in kaart te brengen is het een stuk makkelijker om je kantoor in te richten met de juiste faciliteiten. Ook kun je dan efficiënter omgaan met de beschikbare vierkante meters. Door het gebruik van Room Management maak je het gebruikers makkelijker om de faciliteiten te gebruiken en krijg je zelf veel meer inzicht in het gebruik.

Inspiratie nodig bij het inrichten van je kantoor als ontmoetingsplek?

Wil jij ook je medewerkers de juiste faciliteiten bieden bij verschillende activiteiten? Inspiratie nodig bij het inrichten van je kantoor als ontmoetingsplek? Download het whitepaper Het hybride kantoor met praktische tips en tricks. Persoonlijk advies? Onze adviseurs staan voor je klaar. Bel 0180 - 486 777 of vul het formulier rechts in.