Room booking voor gestroomlijnde ontmoetingen op kantoor

24-11-2020 Geschreven door Annemiek Smouter

Met een beetje hulp van de Covid pandemie heeft het bedrijfsleven ingezien dat het anders kan. Na maanden succesvol thuiswerken is het kantoor niet meer de heilige graal en hebben zelfs de meest kritische managers de voordelen van thuiswerken ontdekt. Aan de andere kant voelt iedereen ook het gemis van kantoor. Men snakt naar menselijk contact, afwisseling en creativiteit. Die ervaring zorgt ervoor dat we de voordelen van thuis en kantoor meer dan ooit gaan combineren.

Kantoor als ontmoetingsplek

Kantoren blijven dus nodig, maar met een andere rol. Het wordt het bindende element waar medewerkers elkaar treffen. De behoefte aan individuele werkplekken neemt af en de vraag naar meer kleine vergader- en focus rooms groeit. Maar hoe zorg je ervoor dat de juiste faciliteiten voor de juiste mensen op het juiste moment beschikbaar zijn?

Centraal ruimtes boeken en beheren met een room booking tool

Een room booking tool of ook wel een room management systeem zorgt voor efficiëntie in het gebruik van de beschikbare faciliteiten. Hiermee geef je medewerkers 24/7 inzicht in de beschikbaarheid van de ruimtes en bied je de mogelijkheid deze mee te reserveren bij het plannen van een vergadering. De meeste room booking tools zijn compleet compatibel met de meest gebruikte platformen voor het beheren van de agenda zoals Exchange Online (O365) en Google Workspace (voorheen G suite). Het reserveren van een ruimte is daardoor net zo makkelijk als het maken van een afspraak. Maar ook met FMIS systemen zoals Topdesk, Facilitor, Axxerion en Planon zijn koppelingen te maken.

Toon capaciteit en faciliteiten in room booking tool

Heel handig is om in een room booking tool toe te voegen wat de capaciteit is van een ruimte en welke faciliteiten aanwezig zijn. Er zijn oplossingen die aan de hand van het aantal genodigden automatisch een suggestie doen voor de meest geschikte én nog beschikbare meeting room. Is het een MS Teams meeting vanaf kantoor? Dan wordt er automatisch een ruimte met video faciliteiten voorgesteld. Zo voorkom je als beheerder dat een gezelschap van vier brainstormende collega’s een boardroom voor 12 personen met collaboration tools bezet houdt. Verandert de capaciteit van een meeting room door veranderende richtlijnen? Geen probleem, met een room booking tool is de aanbevolen bezetting met één druk eenvoudig op en af te schalen naar de norm van dat moment.

Laat mensen ‘inchecken’ in een vergaderruimte

Als een medewerker een vergaderruimte heeft gereserveerd via de room booking tool kan het alsnog zijn dat hij of zij niet komt opdagen. Zorg er daarom voor dat mensen kunnen inchecken bij de ruimte zelf. Dat kan heel eenvoudig door de meeting te bevestigen op een klein touch scherm bij de deur. Is er binnen 10 minuten na de starttijd niet ingecheckt? Dan wordt de vergaderruimte automatisch weer vrijgegeven. Zo geef je andere medewerkers de mogelijkheid om wel van ruimte gebruik te maken.

Meer inzicht in het gebruik van de faciliteiten

Niet alleen gebruikers, maar ook als beheerder heb je behoefte aan inzicht. Onmisbaar als je bijvoorbeeld de faciliteiten wilt optimaliseren of wanneer je als bedrijf verhuist naar een nieuw pand. Wat is het optimale aantal werkplekken en vergaderruimtes dat je moet hebben? Wat is het beste moment om onderhoud te plegen of de schoonmaakploeg langs te sturen? Met een room booking tool heb je dat inzicht en kun je continu inspelen op de behoefte van je gebruikers.

Room booking As a Service

Room booking hoeft geen grote investering te zijn. Licenties om online ruimtes te reserveren zijn vaak in abonnementsvorm af te nemen waardoor je ook nog eens flexibel blijft in het op- en afschalen wanneer nodig. Wil je een volledige room managementsysteem inclusief hardware? Of als onderdeel van je complete Workspace Management oplossing? Ook dan is een grote investering niet altijd nodig. Met AV-as-a-Service betaal je een vast bedrag per maand voor zowel de software, hardware, installatie en onderhoud.

Meer weten over Room Management?

Wil je meer informatie over room booking? Handige tips en tricks voor jouw Workplace management concept? Download ons gratis whitepaper over Workplace Management.