De waarde van goede audio en video voor gemeentes ‘na corona’

24-07-2020 Geschreven door Bart Lickfeld

Lokale politici zullen voortaan zeker niet altijd vanuit huis politiek bedrijven. Politiek bestaat namelijk bij de gratie uit debat, en een online debat is niet hetzelfde als in de raadszaal. Hoe goed het online alternatief ook is. Je mist toch een stuk expressie en nuance. Daarom zullen debatten gewoon weer in de raadszaal plaatsvinden, zodra het weer kan.

Toch zullen ook ambtenaren na corona meer vanuit huis werken dan ze gewend waren. De voordelen van thuis en kantoor zullen gecombineerd worden voor een ideale work-life balance. Lokale overheden bereiden zich voor op die nieuwe situatie en merken dat ze de benodigde audiovisuele aanpassingen versnelt moeten doorvoeren.

Samenwerken op afstand

Sommige gemeentes snapten vóór corona al dat ze zoveel mogelijk ruimtes in het gemeentehuis zó moeten inrichten dat (samen)werken optimaal mogelijk is, zowel op locatie áls op afstand. Andere gemeentes zien daar nu de noodzaak pas van in en lopen inmiddels flink achter de feiten aan. Om interactie zowel op locatie als op afstand te bevorderen zou bijvoorbeeld standaard iedere ruimte videofaciliteiten moeten hebben. Zo kunnen medewerkers van verschillende commissies locatie onafhankelijk werken aan dezelfde beleidstukken.

Raadzaal inrichten

Het politiek debat van de gemeenteraad begeeft zich dus terug naar de raadzaal, maar ook daar doen zich problemen voor. Veel Gemeentes blijken achter te lopen op de heersende standaard. Gemiddeld schrijven gemeentes apparatuur in de raadzaal in zeven tot tien jaar af. Met als gevolg dat gemeentes met tien jaar oude videoapparatuur de vergaderingen vastleggen. De beeldkwaliteit laat dan sterk te wensen over. Bovendien profiteer je niet van allen nieuwe mogelijkheden die er zijn om burgers te betrekken en te laten anticiperen.

Geen ruimte voor grote investeringen

Voor zulke gemeentes is een vlugge investering om verschillende redenen geen optie. Een gemiddelde raadszaal heeft tussen de 2 en 2,5 ton aan apparatuur staan. In een tijd waarin de landelijke bijdrages teruglopen, de kosten voor o.a. de WMO stijgen en alle uitgaven onder druk staan, is het moeilijk voor De Raad om zoveel geld aan zichzelf uit te geven. Raadsleden willen zichzelf niet onpopulair maken door die kosten op zich te nemen, daar waar momenteel bezuinigd wordt op gemeentelijke subsidies en voorzieningen.

Nieuwe financieringsvormen

Gemeentes staan daarom steeds vaker open voor nieuwe financieringsvormen. Het leasen van apparatuur deed men al mondjesmaat, maar dat is de afgelopen maanden snel populairder geworden. Zij het in een wat meer aangeklede vorm, namelijk de as-a-service variant. Corona werkte de afgelopen maanden de afname van hardware en software ‘as-a-service’ in de hand. Een financieringsvorm waarbij je per maand betaald voor de gehele infrastructuur en bijbehorende diensten. Op die manier zit een gemeentebestuur niet met langlopende kosten. Daarnaast zorgt het voor flexibiliteit, als de apparatuur niet meer aan de kwaliteitseisen voldoet of het vergaderproces niet goed ondersteunt. Als je zaken ‘as-a-service’ afneemt kun je snel en makkelijk apparatuur vernieuwen of de aantallen opschalen.

Behoudend of innoveren?

De huidige ontwikkelingen maken het verschil heel duidelijk tussen behoudende gemeentelijke organisaties en zij die vooruit willen. Er zijn bijvoorbeeld gemeenteraden die de waarde van goede audio en video niet zien. Die zeggen: als je een raadsvergadering wil zien, kun je er bij zijn. Maar er zijn er ook die de voordelen beter inschatten. Die zien dat zij met goede beelden burgers veel beter kunnen betrekken en informeren. Ook zien zij de mogelijkheden voor raadsleden en wethouders om zichzelf beter te kunnen profileren, en zo hun boodschap aansprekender naar buiten kunnen brengen, en de politiek dichter bij de mensen.

Meer weten?

Meer weten over welke mogelijkheden en financieringsvormen en zijn voor (remote) raadsvergaderingen? Ook voor een geheel vrijblijvend advies en/of demonstratie van de oplossing, ben je bij ons aan het goede adres! Neem direct contact met ons op.