6 aandachtspunten bij de inrichting van jouw videoconference ruimte

30-03-2023 Geschreven door Annemiek Smouter

Video conferencing is onmisbaar geworden. Zowel vanaf een persoonlijk device als in de meetingroom. Maar… hoe zorg je dat jouw organisatie écht profiteert van video conferencing? Wat kun je doen om het gebruik van video conferencing nog prettiger te maken en te stimuleren?

Goedkoper, kleiner, mobieler

Video conferencing is in no-time volwassen geworden. Was video conferencing in de beginjaren iets voor multinationals, vandaag de dag ligt videoconference binnen het bereik van ieder individu en organisatie. Laptops, tablets en telefoons zijn standaard voorzien van een camera en dus kan iedereen aan een videoconference meedoen.

Volledig ingerichte ruimtes

Hoewel je alleen maar kunt toejuichen dat vergaderen via video ook op de individuele werkplek beschikbaar is, betekent dit niet dat speciale daarvoor ingerichte ruimtes hun belang hebben verloren. Integendeel! Videoconference ruimtes bieden de mogelijkheid om in groepsverband aan een video conference deel te nemen. Als je daarbij alle elementen in de ruimte (meubilair, verlichting, kleuren etc.) afstemt op het gebruik van de ruimte, videovergaderen dus, zorg je voor beleving, comfort en gebruiksgemak. Je zult zien dat het gebruik van deze ruimtes verder toeneemt en je organisatie daarbij professioneel op de kaart zet.

Zes aandachtspunten

De ervaring bij de realisatie van enkele honderden videoconference oplossingen leert dat video conferencing meer is dan alleen een camera, een codec en een (beveiligde) verbinding. Maar waar let je dan op? Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij de inrichting van een speciale ruimte voor video conferencing? We noemen er zes…

1. Kleurgebruik

De ideale videoconferencing ruimte straalt rust uit. Het kleurgebruik – zeker van de achterwand van de ruimte – is prettig en leidt niet af. Harde, felle, schreeuwerige kleuren en/of drukke patronen op de wanden zijn imponerend en leiden af. Een frisse, heldere en egale kleurstelling vergroot de concentratie en daarmee de betrokkenheid. Ook de rest van de ruimte moet zo worden ingericht dat de aandacht niet wordt afgeleid van de videovergadering. Denk daarbij aan de plaatsing van het meubilair en het gebruik van accessoires.

2. Tafelvorm

Wist je dat de vorm van de vergadertafel medebepalend is voor het succes van videoconferencing? Ga maar na…. Als je met elkaar aan een vierkante of rechthoekige tafel zit, vallen deelnemers weg achter hun buren. Zij zijn niet goed zichtbaar voor de camera, worden niet goed in beeld gebracht en zijn niet goed te zien voor de andere deelnemers. Daarnaast hebben ze minder goed zicht op de presentatieschermen. Jammer, en niet nodig! Als je kiest voor de juiste tafelvorm (bv. druppelvormig) heeft iedereen goed zicht op iedereen.

3. Verlichting

Ook goede verlichting zorgt dat de deelnemers elkaar goed kunnen zien, maar ook de gezichtsuitdrukkingen en andere non-verbale signalen. Verder is het goed te realiseren dat directe, te felle verlichting kan veroorzaken dat je er vermoeid uitziet; het geeft schaduwen in je gezicht en versterkt de indruk van wallen onder je ogen. Veel beter is het om indirect licht te gebruiken. Dit zorgt voor een veel egalere en meer natuurlijke weergave van jou en je gesprekspartners. Daarbij is het belangrijk om te kijken naar de lichtreflectie via het tafelblad.

4. Geluidweergave

Hoewel de voornaamste kracht van videoconference is dat de deelnemers elkaar zien, is het minstens zo belangrijk dat ze elkaar goed kunnen horen. Een goede verstaanbaarheid is een absolute vereiste voor succesvolle video conferencing. Niet alleen van spraak, maar ook van video’s en andere gedeelde content. Een krachtig, professioneel en goed geïntegreerd geluidsysteem is dus onmisbaar in een videoconference ruimte. Voor kleine ruimtes is een all-in-one bar nog wel voldoende. Maar voor grotere ruimtes zijn aanvullende speakers en microfoons echt aan te raden.

5. Identieke uitstraling

als je de videoruimtes op verschillende locaties identiek inricht, creëer je de illusie dat alle deelnemers zich in dezelfde ruimte bevinden. Ook dit vergroot de concentratie en betrokkenheid. Daarbij is gebleken dat gebruikers het heel prettig vinden als de videoconference oplossingen hetzelfde eruit zien en op dezelfde manier bediend moeten worden als ze gewend zijn. Het zou net zo makkelijk moeten zijn als een Microsoft Teams meeting starten met hun eigen device. Dit neemt drempels weg om de apparatuur te gebruiken en stimuleert het gebruik.

6. Koppeling met mobiele systemen

Bijna alle medewerkers beschikken over een desktop videoclient of kunnen via hun mobiele device videoconferencen. Daarom is het belangrijk dat het videoconference systeem in de ingerichte ruimte verbinding kan maken met dit soort mobiele oplossingen; ook met collaboration platforms als Microsoft Teams Rooms. Juist door mobiele oplossingen te combineren met speciaal ingerichte ruimtes, creëer je een voor iedereen toegankelijk en beschikbaar videoplatform.

Conclusie

Wanneer je kiest voor de kracht van video conferencing is het verstandig om (ook) goed te kijken naar de mogelijkheden om een of meerdere speciaal ingerichte videoruimtes te realiseren. En als je daadwerkelijk een videoconference ruimte realiseert, is het erg belangrijk om rekening te houden met factoren als kleurgebruik, de tafelvorm, verlichting, geluid en de mogelijkheid om mobiele en desktop videoclients te koppelen.

Wil je meer weten over de veelbelovende mogelijkheden van videoconference? Of over het inrichten collaborationruimtes? Download het gratis whitepaper.