Richt je videoconference ruimte in met deze 6 tips

27-05-2024 Geschreven door Annemiek Smouter

Een goed ingerichte vergaderruimte is essentieel voor het succes van elke bijeenkomst. Of het nu gaat om een formele vergadering, een creatieve brainstormsessie, of een strategische planning, de omgeving waarin mensen samenkomen kan een grote impact hebben op de productiviteit en de resultaten. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw vergaderruimte functioneel, comfortabel en inspirerend is? Wat kun je doen om videovergaderen nog prettiger te maken en te stimuleren?

In deze blog delen we praktische tips en inzichten om een vergaderruimte in te richten die aan al je wensen voldoet. Van de juiste meubels en technologie tot verlichting en decoratie, ontdek hoe je de perfecte ruimte creëert voor elke gelegenheid.

Volledig ingerichte ruimtes

In de beginjaren werd videoconferencing alleen gebruikt door multinationals, tegenwoordig zijn laptops, tablets en telefoons standaard voorzien van een camera en kan iedereen aan een videoconference meedoen. Dit betekent niet dat speciale daarvoor ingerichte ruimtes hun belang hebben verloren. Integendeel!

Videoconference ruimtes bieden de mogelijkheid om in groepsverband aan een videoconference deel te nemen. Als je daarbij alle elementen in de ruimte (meubilair, verlichting, kleuren etc.) afstemt op het gebruik van de ruimte, videovergaderen dus, zorg je voor beleving, comfort en gebruiksgemak. Je zult zien dat het gebruik van deze ruimtes verder toeneemt en je organisatie daarbij professioneel op de kaart zet.

Zes aandachtspunten

De ervaring bij de realisatie van enkele honderden videoconference oplossingen leert dat videoconferencing meer is dan alleen een camera, een codec en een (beveiligde) verbinding. Maar waar let je dan op? Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij de inrichting van een speciale ruimte voor videoconferencing? We noemen er zes…

1. Kleurgebruik

Een goed ingerichte videoconferencing ruimte straalt rust uit, wat bijdraagt aan een betere concentratie en betrokkenheid. Het kleurgebruik, vooral van de achterwand, moet aangenaam zijn en niet afleiden. Vermijd harde, felle kleuren en drukke patronen die de aandacht kunnen verstoren. Kies bij een vergaderruimte inrichten daarom voor frisse, heldere en egale kleuren. Dit helpt de deelnemers gefocust te blijven op de vergadering.

2. Tafelvorm

De vorm van de vergadertafel speelt een cruciale rol in de effectiviteit van meetings, maar al helemaal bij videoconferencing. Een traditionele vierkante of rechthoekige tafel kan ervoor zorgen dat deelnemers elkaar niet goed zien, wat ten koste gaat van de zichtbaarheid en interactie. Overweeg een druppelvormige tafel waarbij iedereen goed in beeld is en iedereen goed zicht heeft op de presentatieschermen. Dit bevordert een betere communicatie en samenwerking.

3. Verlichting

Vooral bij videomeetings, speelt licht een belangrijke rol. Goede verlichting is essentieel om gezichtsuitdrukkingen en non-verbale signalen duidelijk te zien. Directe, felle verlichting kan schaduwen veroorzaken en een vermoeide indruk geven. Gebruik in je hybride vergaderruimte daarom liever indirect licht voor een natuurlijke en egale kleur. Let ook op de reflectie van het licht op het tafelblad om verblinding te voorkomen. Hierdoor zien deelnemers er natuurlijker uit en blijft de visuele communicatie optimaal.

4. Geluidweergave

Naast visuele communicatie is een uitstekende geluidsweergave cruciaal voor succesvolle videoconferencing. Deelnemers moeten elkaar duidelijk kunnen horen, zowel bij spraak als bij gedeelde video's en andere content. Een professioneel en goed geïntegreerd geluidsysteem is onmisbaar. Voor kleine ruimtes kan een all-in-one soundbar voldoende zijn, maar voor grotere ruimtes zijn aanvullende speakers en microfoons sterk aan te raden om de geluidskwaliteit te waarborgen.

5. Identieke uitstraling

Door vergaderruimtes op verschillende locaties identiek in te richten, creëer je een uniforme ervaring die de illusie wekt dat alle deelnemers zich in dezelfde ruimte bevinden. Dit vergroot de concentratie en betrokkenheid. Bovendien waarderen gebruikers consistentie in de bediening van de videoconference oplossingen, vergelijkbaar met de eenvoud van het starten van een Microsoft Teams-vergadering vanaf hun eigen device. Dit verlaagt de drempel om de apparatuur te gebruiken en stimuleert het gebruik ervan.

6. Koppeling met mobiele systemen

Medewerkers hebben vaak toegang tot videoclients op hun desktops of mobiele devices. Het is daarom essentieel dat het videoconference systeem in de vergaderruimte naadloos kan verbinden met deze mobiele oplossingen en collaboration platforms als Microsoft Teams Rooms. Door mobiele systemen te integreren met speciaal ingerichte ruimtes, creëer je een toegankelijk en beschikbaar videoplatform voor iedereen.

Conclusie

Wanneer je de kracht van videoconferencing optimaal wilt benutten, is het belangrijk om goed na te denken over de inrichting van je vergaderruimte. Besteed aandacht aan aspecten zoals kleurgebruik, tafelvorm, verlichting, geluid en de integratie van mobiele en desktop videoclients. Zo zorg je voor een professionele, comfortabele en gebruiksvriendelijke omgeving die het gebruik van videoconferencing binnen je organisatie stimuleert en vergemakkelijkt.

On demand webinar Hybrid Workplace

In ons webinar laten experts van BIS|Econocom en Microsoft, en oud-commando Ray Klaassens, je in slechts 60 minuten zien hoe je met de juiste tools het remote werken aanzienlijk kunt verbeteren. Het webinar bestaat uit twee delen en is on demand beschikbaar, dus je kunt het bekijken op een moment dat jou uitkomt. Klik hieronder om toegang te krijgen tot het webinar.