Hybride vergaderen in de praktijk

30-12-2022 Geschreven door Annemiek Smouter

Hybride vergaderen is een begrip waar we niet meer omheen kunnen. We associëren het woord hybride inmiddels al lang niet meer alleen met auto’s. Hybride werken, thuiswerken, remote werken... Anno 2023, vooral aangewakkerd door Corona, is het bijna net zo ingeburgerd als de hybride auto.

Wat is hybride vergaderen?

Hybride vergaderen is een meeting tussen deelnemers die wel en niet fysiek in de (verga-der)ruimte aanwezig zijn. Aan een hybride vergadering kun je ook met je eigen laptop, tablet of zelfs smartphone vanaf een willekeurige locatie deelnemen, terwijl je toegang hebt tot dezelfde informatie als de deelnemers die wel fysiek aanwezig zijn. Een behoefte die sinds de Corona pandemie snel is gegroeid.

Van fysieke meetings naar online. En van online naar hybride vergaderen

Van oudsher zijn we gewend om op kantoor te vergaderen. Fysiek met elkaar in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. Tijdens de verschillende lockdowns draaide dat 180 graden naar geheel online vergaderen. Deelnemers namen – vaak vanuit huis - individueel deel met behulp van populaire tools als MS Teams, Cisco Webex, Zoom of Google Meet. Nu we (bijna) allemaal weer terug zijn gekeerd naar kantoor, gedeeltelijk of helemaal, vindt er opnieuw een verschuiving plaats. Een deel van de participanten is fysiek in een meeting room aanwezig, terwijl anderen online aansluiten.

Hybride vergaderen vraagt om aangepaste faciliteiten

De vergaderruimte na Covid – geschikt voor een hybride manier van vergaderen - vraagt om aangepaste faciliteiten. Want als je met meerdere mensen in een ruimte bent, voldoet een laptopbeeld niet meer. Het scherm is (te) klein, de camera is niet geschikt om meerdere mensen in beeld te brengen en de audio (speakers én microfoon) missen de kracht voor goede verstaanbaarheid.

Hybride vergaderen vraagt om faciliteiten die passen binnen een overkoepelende visie en strategie voor de digitale werkomgeving als geheel. Het inrichten van een meetingruimte blijft maatwerk en hangt vooral af van de vorm(en) van hybride werken die een organisatie hanteert. Toch zijn er enkele elementen onmisbaar om hybride vergaderen te faciliteren…

1. Conference camera
   Een (groothoek) camera met een goede beeldkwaliteit om alle aanwezigen goed in beeld te brengen. Voor een grotere ruimte (4+ personen) kan een camera met automatische focus, zoom en besturing uitkomst bieden.


2. Een presentatiescherm
   Om je online gesprekspartners te zien en om centraal content te tonen aan de deelnemers is een presentatiescherm een must. Bedenk bij de keuze van het scherm wat voor soort content je wilt tonen, wat de afstand is tot het scherm en of je ook interactief wilt werken. Sta ook stil bij de omgeving. Valt er bijvoorbeeld direct licht op het scherm of komt deze voor een glazen wand of ruit? Dit heeft bijvoorbeeld invloed op de beeldkwaliteit en de manier van monteren. Laat je daarom adviseren door iemand die er verstand van heeft.


3. Een microfoon
   Dat kan een microfoon in een all-in-one soundbar zijn, een tafelmicrofoon of ingebouwd in het plafond. Let bij de keuze van de microfoon op de akoestiek in de betreffende ruimte en het gewenste aantal deelnemers.


4. Speakers
   De ontwikkelingen op het gebied van displaytechnologie zijn ongekend geweest. Helaas blijft de kwaliteit van de ingebouwde speakers nog steeds achter. Zorg daarom voor goe-de luidsprekers die niet alleen zorgen dat je alles verstaat maar ook een vol natuurlijk geluid geven en storende geluiden wegfilteren. Populair voor kleine en middelgrote vergaderruimtes is een soundbar. Soms zelfs als alles-in-een oplossing met geïntegreerde camera en microfoon. Voor grotere ruimtes zijn extra (plafond)speakers vaak een must voor een gelijkmatige verspreiding van het geluid.


5. Draadloos presenteersysteem
   Geen must maar wel echt heel erg handig is de mogelijkheid om (draadloos) content vanaf een persoonlijk device (zoals laptop) te tonen op het centrale presentatiescherm. Een Barco Clickshare is daar ideaal voor. Ook zijn er varianten waarbij de faciliteiten van de meetingroom automatisch worden gebruikt bij jouw online meeting. Ideaal voor hybride vergaderingen.

Geen one-size-fits-all voor hybride vergaderen

Op het gebied van hybride vergaderen is er geen one-size-fits-all oplossing, ook niet als het om de faciliteiten gaat. Kijk daarom ook goed naar je hybride kantoor in de breedte, de tools die al worden gebruikt en wat de relatie is tot het werk. Als je die zaken meeneemt in de keuze voor faciliteiten om hybride te vergaderen, weet je zeker dat iedereen net zo makkelijk vanuit een meetingruimte aanhaakt als vanuit huis.

Gratis whitepaper Het hybride kantoor vol bruikbare tips

Wil je meer weten over hybride vergaderen? Of over het hybride kantoor? Ontvang gratis het whitepaper Het hybride kantoor. Vol met leerzame inzichten en bruikbare tips.